TECZKA KONTROLNA
Czego może żądać organ i jak być na to gotowym
NEW PROJECT Andrzej Brzeziński
https://newproject360.pl/procedura-powypadkowa-ab/
WERSJA PAKIETU 1.1  |  STAN PRAWNY NA DZIEŃ 20 SIERPNIA 2026 R.
============================================================


PROBLEM, KTÓRY TEN PAKIET ROZWIĄZUJE

  Odpowiedź "mamy te dokumenty gdzieś w systemie" nie jest
  wykonaniem obowiązku. Ustawa mówi wprost: podmiot kontrolowany
  ma NIEZWŁOCZNIE przedstawić żądane dokumenty i materiały
  (art. 27 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy).

  Do tego kontrola przychodzi BEZ UPRZEDZENIA i o każdej porze
  dnia i nocy (art. 24 ust. 1). Nie ma etapu, na którym można
  spokojnie poskładać dokumentację.


CO ORGAN MOŻE ŻĄDAĆ

Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy
(t.j. Dz.U. 2024 poz. 1712), art. 23 ust. 1:

  pkt 1   swobodny wstęp na teren, do obiektów i pomieszczeń,
          bez przepustki i bez rewizji osobistej (art. 26 ust. 4)

  pkt 2   oględziny obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy,
          maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów
          technologicznych i pracy

  pkt 3   pisemne i ustne informacje w sprawach objętych kontrolą,
          od podmiotu kontrolowanego ORAZ od wszystkich osób, które
          są lub były zatrudnione, a także tych, które wykonują lub
          wykonywały pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
          w tym prowadzących własną działalność gospodarczą oraz
          korzystających z usług agencji zatrudnienia; do tego
          prawo wzywania i przesłuchiwania tych osób

  pkt 4   dokumenty dotyczące budowy, przebudowy, modernizacji
          i uruchomienia zakładu, plany i rysunki techniczne,
          dokumentacja techniczna i technologiczna, wyniki
          ekspertyz, badań i pomiarów, a nawet próbki surowców
          i materiałów

  pkt 5   akta osobowe i WSZELKIE dokumenty związane
          z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby
          świadczące pracę na innej podstawie


WAŻNE: STAN PRAWNY TEKSTU JEDNOLITEGO

  Tekst jednolity ustawy o PIP pochodzi z 7 listopada 2024 r.
  (Dz.U. 2024 poz. 1712) i NIE zawiera zmian wprowadzonych ustawą
  z dnia 11 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 473), które weszły
  w życie 8 lipca 2026 r.

  Nowelizacja dodała między innymi:

  art. 23 ust. 1 pkt 2a   żądanie przeprowadzenia TRANSMISJI ONLINE
                          umożliwiającej kontrolę dokumentów,
                          wysłuchanie strony i przesłuchanie, przy
                          dwukierunkowej łączności z obrazem lub
                          obrazem i dźwiękiem w czasie rzeczywistym

  art. 23 ust. 1 pkt 5    żądanie przedłożenia akt osobowych
                          i wszelkich dokumentów wprost W POSTACI
                          PAPIEROWEJ LUB ELEKTRONICZNEJ

  art. 26 ust. 5-8        kontrola lub poszczególne czynności mogą
                          być prowadzone ZDALNIE, za pośrednictwem
                          operatora pocztowego albo środków
                          komunikacji elektronicznej; forma zdalna
                          nie ogranicza uprawnień inspektora,
                          a legitymację i upoważnienie okazuje się
                          wtedy elektronicznie

  art. 31 ust. 1          protokół kontroli na piśmie utrwalonym
                          w postaci papierowej lub elektronicznej

  art. 36 ust. 1a i 2     wystąpienie oraz odpowiedź na nie także
                          w postaci papierowej lub elektronicznej,
                          termin nadal nie dłuższy niż 30 dni

  Praktyczny wniosek: gotowość do kontroli obejmuje dziś także
  gotowość do wydania dokumentów w postaci elektronicznej i do
  pokazania ich na żywo przez łącze wideo.


JAK WYGLĄDA WEJŚCIE KONTROLI

  art. 24 ust. 1    bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy
  art. 24 ust. 2    okazanie legitymacji służbowej
  art. 24 ust. 3    u przedsiębiorcy dodatkowo upoważnienie
  art. 24 ust. 4    upoważnienie zawiera m.in. zakres przedmiotowy
                    kontroli, datę rozpoczęcia i przewidywany termin
                    zakończenia oraz pouczenie o prawach i obowiązkach
                    podmiotu kontrolowanego
  art. 24 ust. 5    przy pilnej kontroli można zacząć po samej
                    legitymacji, ale upoważnienie doręcza się
                    nie później niż w terminie 7 dni
  art. 26 ust. 1    kontrola w siedzibie oraz w innych miejscach
                    wykonywania zadań albo przechowywania dokumentów
  art. 27           obowiązek niezwłocznego przedstawienia żądanych
                    dokumentów, zapewnienia informacji, udostępnienia
                    urządzeń technicznych i, w miarę możliwości,
                    oddzielnego pomieszczenia


CO GROZI

Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277):

  art. 283 § 1          grzywna od 2000 do 60 000 zł za
                        nieprzestrzeganie przepisów lub zasad BHP
                        (kwoty od 8 lipca 2026 r.)

  art. 283 § 2 pkt 6    ta sama grzywna za niezawiadomienie
                        okręgowego inspektora pracy lub prokuratora
                        o wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym,
                        za nieujawnienie wypadku, a także za
                        PRZEDSTAWIENIE NIEZGODNYCH Z PRAWDĄ
                        informacji, dowodów lub dokumentów

  art. 283 § 2 pkt 7    niewykonanie w wyznaczonym terminie
                        podlegającego wykonaniu nakazu organu PIP

  art. 283 § 2 pkt 8    UTRUDNIANIE DZIAŁALNOŚCI ORGANU PIP,
                        w szczególności uniemożliwianie wizytacji
                        zakładu albo nieudzielanie informacji
                        niezbędnych do wykonywania jej zadań

  Ostatni punkt jest istotny praktycznie: przewlekłe szukanie
  dokumentów, do których organ ma prawo, może zostać ocenione
  jako utrudnianie, a nie jako zwykły bałagan.


PO KONTROLI

  art. 33 ustawy o PIP    inspektor wydaje decyzje, kieruje
                          wystąpienia i wydaje polecenia

  art. 36 ust. 2          na wystąpienie trzeba odpowiedzieć
                          w terminie w nim wskazanym, NIE DŁUŻSZYM
                          NIŻ 30 DNI, zawiadamiając o terminie
                          i sposobie realizacji wniosków


CO JEST W ŚRODKU

  01  Karta gotowości do kontroli
      Trzydzieści punktów w pięciu blokach. Do przejścia raz na
      kwartał, a nie w dniu, w którym inspektor stoi w portierni.

  02  Spis teczki kontrolnej
      Dwadzieścia pozycji dokumentacji dla jednego zdarzenia,
      z kolumną o tym, GDZIE dany dokument fizycznie leży.
      To ta kolumna zamienia zdanie o dokumentach gdzieś w systemie
      w konkretny numer segregatora i ścieżkę do pliku.

  03  Notatka z przebiegu kontroli
      Własny zapis podmiotu kontrolowanego: kto kontrolował, na
      jakiej podstawie, jakie dokumenty wydano, komu i kiedy.
      Przydaje się przy zastrzeżeniach do protokołu kontroli.

  04  Rejestr kontroli i zaleceń pokontrolnych
      Zestawienie kontroli oraz nakazów, wystąpień i poleceń wraz
      z terminami odpowiedzi.

  05  Odpowiedź na wystąpienie pokontrolne
      Wzór pisma z tabelą wniosków, sposobem realizacji i terminem,
      plus sekcja na wnioski wymagające dłuższego terminu.


TRZY RZECZY, KTÓRE ZAŁATWIAJĄ WIĘKSZOŚĆ KŁOPOTU

  1. Jedna osoba, która wie, gdzie co leży, i jej zastępca.
     Bez tego każda kontrola zaczyna się od szukania osoby,
     która akurat jest na urlopie.

  2. Teczka na zdarzenie, a nie dokumenty rozsypane po działach.
     Protokół w kadrach, zdjęcia na czyimś telefonie, a przegląd
     maszyny u utrzymania ruchu to typowy układ, który uniemożliwia
     szybkie przedstawienie kompletu.

  3. Przećwiczone wydrukowanie kompletu dla jednego zdarzenia.
     Jeżeli zajmuje to więcej niż kilkanaście minut, przy kontroli
     zajmie kilka godzin.


UWAGA

  Materiał ma charakter pomocniczy i nie stanowi porady prawnej
  w indywidualnej sprawie. Pakiet dotyczy kontroli w zakresie
  postępowania powypadkowego; kontrole obejmujące legalność
  zatrudnienia, czas pracy czy wynagrodzenia mają szerszy zakres.

  Wersja pakietu 1.1. Stan prawny na dzień 20 sierpnia 2026 r.

  Kontakt: NEW PROJECT Andrzej Brzeziński
  ul. Adama Mickiewicza 4/8, 19-300 Ełk
  NIP 8481164296, telefon 663-990-900
  office@newproject360.pl
