Obowiązek zgłoszeniowy jest w tym rozporządzeniu najczęściej pomijany, a jednocześnie najłatwiejszy do wykazania przy kontroli: albo pismo poszło, albo nie. Dotyczy czynników z grup od 2 do 4, czyli szerszego zbioru niż rejestry, i w jednym przypadku wymaga działania z 30 dni wyprzedzeniem.
Cztery przypadki obowiązku
| Zdarzenie | Termin | Podstawa |
|---|---|---|
| Pierwsze użycie czynnika zakwalifikowanego do grupy 2 do 4 | co najmniej 30 dni przed dniem użycia | § 8 ust. 1 pkt 1 |
| Istotne zmiany mające znaczenie dla bezpieczeństwa i zdrowia pracownika w miejscu pracy | w każdym takim przypadku | § 8 ust. 1 pkt 2 |
| Zakończenie działalności przez przedsiębiorstwo lub zakład | w ciągu 30 dni po zakończeniu | § 8 ust. 1 pkt 3 |
| Awaria lub wypadek, które mogły spowodować uwolnienie się czynnika grupy 2 do 4 | niezwłocznie | § 8 ust. 1 pkt 4 |
Podstawa: § 8 ust. 1 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Termin trzydziestu dni biegnie do przodu, a nie wstecz. Zgłoszenie pierwszego użycia składa się przed rozpoczęciem pracy z czynnikiem, a nie po niej. To jedyny w tym rozporządzeniu termin wyprzedzający i to on decyduje o tym, że zgłoszenie trzeba zaplanować razem z uruchomieniem procesu, a nie dopisać do dokumentacji po fakcie.
Czego dotyczy zgłoszenie
Przepis nie obejmuje każdego kontaktu z czynnikiem biologicznym. Mówi o informacji dotyczącej użycia szkodliwego czynnika biologicznego w celach naukowo-badawczych, diagnostycznych lub przemysłowych. To zawężenie jest w przepisie celowe i warto je czytać dosłownie.
Cele naukowo-badawcze
Laboratoria badawcze i uczelniane, prace rozwojowe, hodowle prowadzone do badań, także prace dydaktyczne na materiale zakaźnym.
Cele diagnostyczne
Laboratoria diagnostyczne, mikrobiologiczne, weterynaryjne. Tu wchodzi też przepis przejściowy z 2008 r., który nakazał zgłoszenie czynników używanych diagnostycznie już przed jego wejściem w życie.
Cele przemysłowe
Procesy przemysłowe z użyciem mikroorganizmów: fermentacja, biotechnologia, produkcja preparatów, biologiczne oczyszczanie. Tych procesów dotyczą też przepisy o hermetyczności z załącznika nr 5.
Czynnik obecny, ale nieużywany, to inna sytuacja. W szpitalu, w oczyszczalni ścieków albo w sortowni odpadów czynnik biologiczny jest obecny, ale nie jest używany w rozumieniu paragrafu 8: nikt go tam celowo nie wprowadza do procesu. Obowiązek zgłoszenia pierwszego użycia takich zakładów wprost nie obejmuje, natomiast obowiązek zgłoszenia awarii lub wypadku obejmuje każdą sytuację, w której mogło dojść do uwolnienia czynnika grup 2 do 4, niezależnie od tego, czy czynnik był używany celowo. Podobnie obowiązek zawiadomienia o rozpoznaniu choroby u pracownika z paragrafu 15 nie zależy od celu, w jakim czynnik znalazł się w zakładzie.
Podstawa: § 8 ust. 1 oraz § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Sześć elementów treści
Rozporządzenie nie podaje wzoru formularza. Podaje natomiast sześć informacji, które zgłoszenie uwzględnia „w szczególności”. Poniżej z rozpisaniem na to, co realnie trzeba wpisać.
-
Nazwa i adres przedsiębiorstwa oraz rodzaj działalności
Dane identyfikujące pracodawcę wraz z rodzajem prowadzonej działalności. W praktyce warto podać także numer identyfikacji podatkowej i numer w rejestrze przedsiębiorców, żeby organ nie musiał ich ustalać.
Podstawa: § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Komórka organizacyjna lub stanowisko pracy
Miejsce, w którym występuje narażenie objęte zgłoszeniem. Wskazanie samego zakładu nie wystarcza: przepis pyta o komórkę albo stanowisko.
Podstawa: § 8 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Dane osoby odpowiedzialnej
Imię, nazwisko, stanowisko służbowe oraz numer telefonu kontaktowego osoby odpowiedzialnej u pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę pracy oraz ochronę zdrowia pracowników. Ten sam zestaw danych stoi w obu rejestrach.
Podstawa: § 8 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Wynik oceny ryzyka: czynnik, grupa, rodzaj pracy, czas narażenia
Cztery informacje w jednym punkcie: nazwa czynnika, grupa zagrożenia, rodzaj wykonywanej pracy i czas narażenia. To ten punkt sprawia, że bez gotowej oceny ryzyka zgłoszenia nie da się wypełnić, i dlatego ocena musi być wcześniej.
Podstawa: § 8 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Przewidywane środki zapobiegawcze
Środki, które pracodawca zamierza zastosować. Sformułowanie „przewidywane” pasuje do terminu wyprzedzającego: w chwili zgłoszenia praca jeszcze się nie zaczęła.
Podstawa: § 8 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Liczba narażonych pracowników
Liczba, nie lista imienna. Zgłoszenie nie jest miejscem na dane osobowe pracowników; te zostają w rejestrze u pracodawcy.
Podstawa: § 8 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Do zgłoszenia nie wysyła się listy imiennej pracowników. Przepis wymienia liczbę narażonych, a nie ich dane. Przesłanie do organu imiennego wykazu jest przekazaniem danych osobowych bez podstawy prawnej, a rejestr pracowników i tak pozostaje u pracodawcy, dostępny inspektorowi na miejscu.
Podstawa: § 8 ust. 2 pkt 6 oraz § 10 ust. 4 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Wyjątek dla laboratoriów diagnostycznych
Laboratoria świadczące usługi diagnostyczne w odniesieniu do czynników zakwalifikowanych do grupy 4 przekazują właściwemu inspektorowi sanitarnemu wyłącznie informacje z punktów 1 i 3 ustępu 1, czyli o pierwszym użyciu i o zakończeniu działalności. Nie przekazują natomiast informacji o istotnych zmianach ani o awariach i wypadkach.
Wyjątek jest wąski w dwie strony. Dotyczy wyłącznie laboratoriów diagnostycznych i wyłącznie w zakresie czynników grupy 4. To samo laboratorium, pracując z czynnikami grupy 3, zgłasza wszystkie cztery przypadki. Wyjątek nie zwalnia też z żadnego innego obowiązku: rejestry, plan awaryjny, hermetyczność i zgłoszenie zachorowania z paragrafu 15 obowiązują bez zmian.
Podstawa: § 8 ust. 3 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Do kogo się to składa
Adresatem jest właściwy inspektor sanitarny. Rozporządzenie nie wskazuje szczebla, więc właściwość ustala się na zasadach ogólnych z przepisów o Państwowej Inspekcji Sanitarnej: co do zasady państwowy powiatowy inspektor sanitarny właściwy dla miejsca prowadzenia działalności, a w zakładach objętych nadzorem szczególnym odpowiednio inny organ inspekcji.
Warto odróżnić trzy różne zawiadomienia kierowane do tego samego organu, bo mają różne podstawy i różną treść.
| Pismo | Kiedy | Podstawa |
|---|---|---|
| Informacja o użyciu czynnika | przy pierwszym użyciu, istotnej zmianie, zakończeniu działalności i awarii | § 8 ust. 1 rozporządzenia o czynnikach biologicznych |
| Zawiadomienie o zachorowaniu pracownika | przy rozpoznaniu u pracownika choroby mogącej być skutkiem narażenia oraz przy zgonie wywołanym działaniem czynnika | § 15 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 rozporządzenia o czynnikach biologicznych |
| Przekazanie rejestru pracowników | przy likwidacji albo upadłości pracodawcy, równolegle do wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy | § 10 ust. 5 rozporządzenia o czynnikach biologicznych |
Do tego dochodzi zgłoszenie podejrzenia choroby zawodowej, kierowane do państwowego powiatowego inspektora sanitarnego i do okręgowego inspektora pracy na podstawie odrębnych przepisów. Opisuje je strona Badania, szczepienia i choroby zawodowe.
Najczęstsze błędy
| Błąd | Jak jest naprawdę |
|---|---|
| Zgłoszenie składane po rozpoczęciu pracy z czynnikiem | Termin jest wyprzedzający: co najmniej 30 dni przed dniem pierwszego użycia. Zgłoszenie po fakcie nie sanuje uchybienia. |
| Zgłaszanie tylko czynników grup 3 i 4 | Obowiązek obejmuje grupy od 2 do 4. Zawężenie do dwóch najwyższych grup pochodzi z przepisu o rejestrach, a nie o zgłoszeniach. |
| Brak zgłoszenia po awarii, bo nikt nie zachorował | Przepis mówi o awarii lub wypadku, które mogły spowodować uwolnienie czynnika. Skutek zdrowotny nie jest przesłanką. |
| Zgłoszenie bez wyniku oceny ryzyka | Punkt czwarty treści wymaga nazwy czynnika, grupy zagrożenia, rodzaju pracy i czasu narażenia. Bez gotowej oceny zgłoszenia nie da się wypełnić rzetelnie. |
| Pominięcie zgłoszenia zakończenia działalności | Termin wynosi 30 dni po zakończeniu i jest odrębny od obowiązku przekazania rejestru przy likwidacji. To dwa różne pisma. |
| Powoływanie się na wyjątek dla laboratoriów przy grupie 3 | Wyjątek dotyczy wyłącznie laboratoriów diagnostycznych i wyłącznie czynników grupy 4. |