- Kogo dotyczy
- Podstawy prawne
- Decyduje podstawa zatrudnienia, nie obywatelstwo
- Cudzoziemiec zatrudniony w Polsce
- Praca bez zezwolenia albo bez legalnego pobytu
- Bariera językowa a ważność dokumentacji
- Pracownik delegowany do Polski
- Pracownik delegowany z Polski za granicę
- Procedura krok po kroku
- Wzory do pobrania
- Sankcje
- Najczęstsze błędy
- Pytania i odpowiedzi o cudzoziemcach i delegowaniu
1. Kogo dotyczy
Ta strona obejmuje trzy sytuacje, które w praktyce mieszają się ze sobą, a rządzą się różnymi przepisami. Łączy je jedno: procedura powypadkowa jest w każdej z nich polska, zmienia się natomiast to, kto ją prowadzi i jakie dodatkowe obowiązki dochodzą przed zdarzeniem.
- umowa z polskim podmiotem,
- zezwolenie na pracę albo zwolnienie z tego wymogu,
- polska procedura powypadkowa bez zmian,
- dodatkowo: dokumenty pobytowe i wersja umowy w zrozumiałym języku.
- zatrudniony przez pracodawcę zagranicznego,
- czasowo wykonuje pracę w Polsce w ramach usługi,
- polskie przepisy BHP obowiązują od pierwszego dnia,
- ubezpieczenie zwykle zostaje w państwie wysyłającym.
- polski pracodawca wysyła go za granicę,
- przy zaświadczeniu A1 zostaje w polskim ZUS,
- wypadek za granicą rozlicza polski pracodawca,
- protokół powstaje według polskich przepisów.
Uwaga na zmianę stanu prawnego. Od 1 czerwca 2025 r. zatrudnianie cudzoziemców reguluje nowa ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Przepisy o zezwoleniach i oświadczeniach zostały wyjęte z dawnej ustawy o promocji zatrudnienia, która przestała obowiązywać. Instrukcje i wzory sprzed tej daty odsyłają do nieistniejących już przepisów.
2. Podstawy prawne
| Akt | Zakres | Odnośnik |
|---|---|---|
| Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP | Art. 4 (dokumenty pobytowe i ich przechowywanie), art. 5 (umowa na piśmie przed dopuszczeniem do pracy, wersja w zrozumiałym języku, tłumaczenie przysięgłe), art. 6 (zezwolenia, w tym dla delegowanych), art. 84 (przepisy karne) | Dz.U. 2025 poz. 621 |
| Ustawa z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP | Art. 4 (roszczenie o zaległe wynagrodzenie, domniemanie trzymiesięcznego zatrudnienia), art. 6 i 7 (odpowiedzialność wykonawcy i solidarna w łańcuchu podwykonawców), art. 9-10 (przestępstwa) | t.j. Dz.U. 2025 poz. 1567 |
| Ustawa z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług | Art. 4 (gwarantowane warunki zatrudnienia, w tym BHP), art. 4a i 4b (12 i 18 miesięcy), art. 4d (delegowani pracownicy tymczasowi), art. 7 i 8 (odpowiedzialność solidarna wykonawcy), art. 24 (osoba do kontaktu z PIP, oświadczenie), art. 25 (dokumenty w Polsce i tłumaczenia) | t.j. Dz.U. 2025 poz. 1682 |
| Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych | Art. 5 ust. 2 (wąskie wyłączenie obywateli państw obcych), art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 1 (ubezpieczenie od dnia nawiązania stosunku pracy) | t.j. Dz.U. 2026 poz. 199 ze zm. |
| Kodeks pracy | Art. 2373 § 1 (zakaz dopuszczenia bez dostatecznej znajomości zasad BHP), art. 2374 (zaznajamianie z przepisami, pisemne potwierdzenie), art. 234 (obowiązki po wypadku), art. 304 (osoby na innej podstawie niż stosunek pracy) | t.j. Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm. |
3. Decyduje podstawa zatrudnienia, nie obywatelstwo
Najczęstsze nieporozumienie w tej dziedzinie brzmi: cudzoziemiec na pobycie czasowym nie podlega polskiemu ubezpieczeniu. To nieprawda i wynika z błędnego odczytania jednego przepisu.
Co naprawdę mówi art. 5 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wyłączenie dotyczy obywateli państw obcych, których pobyt nie ma charakteru stałego i którzy są zatrudnieni w obcych przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, misjach, misjach specjalnych lub instytucjach międzynarodowych. Oba warunki muszą być spełnione łącznie. Cudzoziemiec pracujący u polskiego pracodawcy nie mieści się w tym wyłączeniu, niezależnie od tego, jak długo zamierza zostać w Polsce.
Zasada ogólna jest prosta: obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są pracownikami, a ubezpieczeniu wypadkowemu podlegają obowiązkowo osoby objęte tamtymi ubezpieczeniami. Przepis nie stawia żadnego warunku obywatelstwa.
Jeszcze ważniejsze jest to, od kiedy. Pracownicy podlegają ubezpieczeniom od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Nie od dnia zgłoszenia do ZUS, nie od dnia wydania zezwolenia na pracę i nie od dnia opłacenia pierwszej składki. Objęcie ubezpieczeniem następuje z mocy prawa, a niezgłoszenie pracownika jest naruszeniem po stronie pracodawcy, nie zaś okolicznością pozbawiającą pracownika ochrony.
Podstawa: art. 5 ust. 2, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 12 ust. 1 i art. 13 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
4. Cudzoziemiec zatrudniony w Polsce
Skoro decyduje podstawa zatrudnienia, to procedura powypadkowa jest dokładnie taka sama jak dla obywatela polskiego. Różnice dotyczą wyłącznie dokumentów, które muszą powstać wcześniej.
| Podstawa wykonywania pracy | Dokument powypadkowy | Kto sporządza |
|---|---|---|
| umowa o pracę | protokół powypadkowy | zespół powypadkowy u pracodawcy |
| umowa zlecenia lub o świadczenie usług | karta wypadku | podmiot, na rzecz którego wykonywano pracę |
| skierowanie przez agencję pracy tymczasowej | protokół powypadkowy | ustala pracodawca użytkownik, zatwierdza agencja |
| własna działalność gospodarcza | karta wypadku | ZUS |
| praktyka, staż ze skierowania urzędu pracy | karta wypadku | organizator, u którego staż się odbywa |
Szczegóły każdej z tych ścieżek opisują osobne opracowania: karta wypadku dla zleceniobiorców i B2B oraz wypadek przy pracy tymczasowej.
-
Co musi być zrobione przed dopuszczeniem do pracy
- zażądanie ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu i zachowanie jego kopii,
- umowa zawarta w formie pisemnej przed dopuszczeniem do pracy,
- jeżeli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie zna polskiego: przedstawienie jej treści na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej, przed podpisaniem,
- jeżeli umowa jest w języku obcym: przechowywanie tłumaczenia na polski dokonanego przez tłumacza przysięgłego,
- pisemna informacja o prawie wstępowania do związków zawodowych, w zrozumiałym języku,
- szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy w sposób, który daje realną znajomość zasad.
-
Jak długo przechowywać dokumenty
- kopie dokumentów pobytowych przez cały okres pracy,
- dane osobowe przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny ustał,
- dokumentację powypadkową przez 10 lat, zgodnie z Kodeksem pracy,
- dłuższe okresy z przepisów odrębnych mają pierwszeństwo.
Podstawa: art. 4 ust. 2, 4 i 6 oraz art. 5 ust. 1-4 ustawy z 20.03.2025 r.; art. 234 § 31 Kodeksu pracy.
5. Praca bez zezwolenia albo bez legalnego pobytu
To pytanie pada zawsze, gdy dochodzi do wypadku: czy osobie pracującej nielegalnie w ogóle coś przysługuje. Odpowiedź jest bardziej korzystna dla poszkodowanego, niż zwykle się zakłada, i mniej wygodna dla pracodawcy.
Nielegalność pracy nie unieważnia stosunku pracy. O tym, czy istnieje stosunek pracy, decyduje sposób faktycznego wykonywania pracy, a nie to, czy wydano zezwolenie. Jeżeli stosunek pracy istniał, obowiązek ubezpieczenia powstał z mocy prawa od dnia jego nawiązania, a zdarzenie ocenia się według zwykłej definicji wypadku przy pracy. Brak zezwolenia i brak zgłoszenia do ZUS to naruszenia obciążające pracodawcę, a nie przesłanki odmowy świadczeń.
Ustawodawca poszedł jeszcze dalej i ułatwił dowodzenie. Cudzoziemcowi przebywającemu bez ważnego dokumentu pobytowego, któremu powierzono pracę, przysługuje roszczenie o zaległe wynagrodzenie i związane z nim świadczenia. Przy dochodzeniu tych należności domniemywa się istnienie stosunku pracy przez okres 3 miesięcy, chyba że pracodawca albo cudzoziemiec dowiodą innego okresu zatrudnienia. To samo domniemanie stosuje się przy wydawaniu orzeczenia o istnieniu stosunku pracy.
W układach podwykonawczych odpowiedzialność sięga wyżej. Jeżeli pracę powierzył podwykonawca, obowiązki finansowe obciążają także wykonawcę, a główny wykonawca oraz każdy pośredniczący podwykonawca odpowiadają solidarnie, jeżeli wiedzieli o powierzeniu pracy osobie przebywającej bez ważnego dokumentu pobytowego.
Praktyczny wniosek dla pracodawcy. Zaniechanie zgłoszenia do ZUS nie chroni przed niczym. Po wypadku ZUS ustala obowiązek ubezpieczenia wstecz, nalicza zaległe składki z odsetkami, a wypłacone świadczenia i tak obciążają fundusz wypadkowy. Do tego dochodzi grzywna za nielegalne powierzenie pracy oraz odpowiedzialność cywilna wobec poszkodowanego. Jedyne, co realnie daje ukrywanie zatrudnienia, to zniszczenie własnej linii obrony w postępowaniu.
Podstawa: art. 4 ust. 1-3, art. 6 i art. 7 ustawy z 15.06.2012 r. o skutkach powierzania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom; art. 13 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
6. Bariera językowa a ważność dokumentacji
Tu leży najczęściej pomijane ryzyko. Przepisy o szkoleniach BHP nie zawierają wprost wymogu prowadzenia szkolenia w języku zrozumiałym dla pracownika, więc łatwo uznać, że sprawa jest dowolna. Wymóg wynika jednak z przepisu mocniejszego.
Kodeks pracy zakazuje dopuszczenia do pracy osoby, która nie ma dostatecznej znajomości przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie poprowadzone w języku, którego pracownik nie rozumie, tej znajomości nie daje. Podpis pod listą obecności potwierdza wtedy obecność, a nie wiedzę. Po wypadku jest to jeden z pierwszych punktów, na których buduje się zarzut wobec pracodawcy.
-
Przed pracą
- szkolenie i instruktaż w języku zrozumiałym albo z udziałem tłumacza,
- instrukcje stanowiskowe i oznaczenia w wersji zrozumiałej dla załogi,
- pisemne potwierdzenie zapoznania z przepisami i zasadami BHP,
- umowa i informacja o warunkach zatrudnienia w zrozumiałej wersji.
-
Po wypadku
- oświadczenie poszkodowanego odbierane w języku, którym się posługuje,
- udział tłumacza odnotowany w dokumentacji wraz z jego danymi,
- zapoznanie poszkodowanego z treścią protokołu przed zatwierdzeniem w sposób, który rzeczywiście pozwala zrozumieć ustalenia,
- pouczenie o prawie zgłoszenia uwag i zastrzeżeń oraz o prawie wglądu do akt,
- przy wypadku śmiertelnym te same czynności wobec członków rodziny.
Dlaczego to nie jest formalność. Zapoznanie poszkodowanego z protokołem przed zatwierdzeniem jest obowiązkiem zespołu powypadkowego, a poszkodowany ma prawo zgłosić uwagi i zastrzeżenia. Jeżeli nie rozumiał treści, trudno bronić tezy, że obowiązek został wykonany. Przy sporze sądowym o świadczenia albo o odpowiedzialność cywilną ten fragment postępowania bywa rozstrzygający.
Podstawa: art. 2373 § 1 i 2 oraz art. 2374 § 1 i 3 Kodeksu pracy; § 11 rozp. RM z 1.07.2009 r.; art. 5 ust. 2-4 ustawy z 20.03.2025 r.
7. Pracownik delegowany do Polski
Delegowanie w ramach świadczenia usług to inna konstrukcja niż zatrudnienie w Polsce. Pracownik zostaje pracownikiem firmy zagranicznej, ale przez czas wykonywania pracy w Polsce obowiązuje go polski standard ochronny.
| Obowiązek | Treść |
|---|---|
| Warunki zatrudnienia | nie mniej korzystne niż wynikające z Kodeksu pracy, w zakresie czasu pracy, urlopu, wynagrodzenia, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony pracownic w ciąży, zatrudniania młodocianych, równego traktowania i należności za podróże służbowe |
| Osoba do kontaktu | wyznaczenie osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z PIP, przebywającej w Polsce w okresie delegowania |
| Oświadczenie do PIP | złożenie najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi, z danymi firmy, liczbą i danymi pracowników, terminami i adresami miejsc pracy |
| Dokumenty w Polsce | przechowywanie w okresie delegowania kopii umowy o pracę, dokumentacji czasu pracy oraz dokumentów o wynagrodzeniu |
| Tłumaczenia dla PIP | udostępnienie dokumentów wraz z tłumaczeniem na polski w terminie 5 dni roboczych od wniosku |
| Po zakończeniu | przez 2 lata dostarczenie dokumentów na wniosek PIP w terminie 15 dni roboczych |
| Powyżej 12 miesięcy | umotywowane powiadomienie PIP przedłuża okres podstawowy do 18 miesięcy, potem obowiązuje szerszy zakres przepisów polskich |
Wypadek pracownika delegowanego na terenie polskiej firmy. Polskie przepisy BHP obowiązują go od pierwszego dnia, a firma, na której terenie doszło do zdarzenia, ma obowiązek udzielić pomocy, zabezpieczyć miejsce, niezwłocznie zawiadomić pracodawcę poszkodowanego oraz udostępnić miejsce, materiały i wszechstronną pomoc. Postępowanie prowadzi jednak pracodawca zagraniczny jako pracodawca poszkodowanego, a świadczenia idą z systemu państwa, w którym pracownik jest ubezpieczony. Osoba wyznaczona do kontaktów z PIP jest wtedy naturalnym adresatem zawiadomienia.
Jeżeli delegowanie odbywa się przez zagraniczną agencję pracy tymczasowej, dochodzi jeszcze jeden warunek: taki pracownik musi mieć warunki nie mniej korzystne niż polscy pracownicy tymczasowi. Podział ról po wypadku opisuje opracowanie o pracy tymczasowej.
W budownictwie i pracach pokrewnych wykonawca powierzający prace pracodawcy delegującemu odpowiada solidarnie za zaległe wynagrodzenie do wysokości minimalnego wynagrodzenia oraz za wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny. Odpowiedzialności tej można uniknąć, dochowując należytej staranności: przekazując pisemną informację o warunkach zatrudnienia i odbierając potwierdzenie złożenia oświadczenia do PIP.
Podstawa: art. 4, art. 4a, art. 4d, art. 7, art. 8, art. 24 i art. 25 ustawy z 10.06.2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług; § 8 ust. 2 rozp. RM z 1.07.2009 r.
8. Pracownik delegowany z Polski za granicę
Sytuacja odwrotna wygląda z perspektywy polskiego pracodawcy najprościej, bo nic się dla niego nie zmienia w zakresie procedury powypadkowej.
-
Ubezpieczenie
- przy delegowaniu w ramach Unii Europejskiej pracownik zwykle pozostaje w polskim systemie ubezpieczeń,
- potwierdza to zaświadczenie A1 wydawane przez ZUS na podstawie unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego,
- skoro ubezpieczenie jest polskie, świadczenia wypadkowe wypłaca ZUS na polskich zasadach,
- poza Unią decydują umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym albo przepisy państwa przyjmującego.
-
Procedura po wypadku
- zdarzenie ocenia się według polskiej definicji wypadku przy pracy,
- okoliczności ustala zespół powypadkowy powołany przez polskiego pracodawcę,
- protokół powstaje według polskiego wzoru i w polskim trybie,
- termin 14 dni biegnie tak samo, mimo odległości i utrudnień w ustaleniach,
- przy przekroczeniu terminu przyczyny opóźnienia trzeba podać w treści protokołu.
Podróż służbowa a delegowanie. To nie to samo, choć w mowie potocznej używa się obu określeń zamiennie. Wypadek w czasie podróży służbowej, w okolicznościach innych niż zwykłe wykonywanie pracy, traktuje się na równi z wypadkiem przy pracy, chyba że został spowodowany postępowaniem pracownika niepozostającym w związku z wykonywaniem powierzonych zadań. To rozróżnienie decyduje o kwalifikacji zdarzeń w hotelu, w drodze na miejsce albo poza godzinami pracy.
Podstawa: art. 3 ust. 2 pkt 1 ustawy wypadkowej; § 9 rozp. RM z 1.07.2009 r.; unijne przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
9. Procedura krok po kroku
-
Ustal, kto jest pracodawcą poszkodowanego
Przy cudzoziemcu zatrudnionym w Polsce jest to polski podmiot. Przy delegowanym do Polski jest to firma zagraniczna, a polska firma jest tylko gospodarzem terenu. Przy pracy tymczasowej rolę dzieli się między agencję a pracodawcę użytkownika. Od tej odpowiedzi zależy wszystko, co następuje dalej.
Podstawa: § 8 rozp. RM z 1.07.2009 r., art. 9 ust. 2a ustawy o pracownikach tymczasowych.
-
Pierwsza pomoc i zabezpieczenie miejsca
Obowiązek gospodarza terenu, niezależnie od tego, czyim pracownikiem jest poszkodowany i jaki ma status pobytowy. Miejsce zabezpiecza się tak, aby możliwe było odtworzenie przebiegu zdarzenia.
Podstawa: § 3 ust. 1 i § 8 ust. 2 pkt 1 i 2 rozp. RM z 1.07.2009 r.
-
Zawiadomienie pracodawcy poszkodowanego
Przy delegowaniu adresatem jest firma zagraniczna, a w praktyce osoba wyznaczona do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy, która musi przebywać w Polsce przez cały okres delegowania. Warto od razu poprosić o wskazanie osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy w trakcie kontroli.
Podstawa: § 8 ust. 2 pkt 3 rozp. RM; art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o delegowaniu.
-
Zawiadomienie inspektora pracy i prokuratora
Przy wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym obowiązek spoczywa na pracodawcy. Gdy pracodawca jest zagraniczny, zawiadomienie i tak trzeba wykonać niezwłocznie, a gospodarz terenu powinien zadbać, żeby nie utknęło na barierze językowej albo różnicy stref czasowych.
Podstawa: art. 234 § 2 Kodeksu pracy.
-
Zabezpieczenie dokumentów sprzed zdarzenia
Kopia dokumentu pobytowego, umowa i jej zrozumiała wersja, potwierdzenie szkolenia BHP i instruktażu, informacja o ryzyku zawodowym, orzeczenie lekarskie oraz ewidencja czasu pracy. Przy delegowaniu te dokumenty muszą być przechowywane w Polsce przez cały okres delegowania.
Podstawa: art. 4 ust. 4 i art. 5 ustawy z 20.03.2025 r.; art. 25 ust. 1 ustawy o delegowaniu.
-
Zapewnienie tłumaczenia na czas czynności
Tłumacza trzeba zorganizować przed przystąpieniem do wysłuchania poszkodowanego, a nie po sporządzeniu protokołu. Dane tłumacza i zakres jego udziału odnotowuje się w dokumentacji. To samo dotyczy świadków, którzy nie mówią po polsku.
Podstawa: art. 2373 § 1 Kodeksu pracy, § 7 i § 11 rozp. RM z 1.07.2009 r.
-
Ustalenie okoliczności i przyczyn
Zespół powypadkowy dokonuje oględzin, bada stan maszyn i urządzeń ochronnych, warunki wykonywania pracy, wysłuchuje poszkodowanego i świadków. Przy cudzoziemcach osobno sprawdza się, czy szkolenie i instrukcje były w ogóle zrozumiałe, bo to często okazuje się przyczyną organizacyjną zdarzenia.
Podstawa: § 7 rozp. RM z 1.07.2009 r.
-
Zapoznanie poszkodowanego z protokołem
Przed zatwierdzeniem i w sposób, który rzeczywiście pozwala zrozumieć treść. Poszkodowanego poucza się o prawie zgłoszenia uwag i zastrzeżeń oraz o prawie wglądu do akt sprawy i sporządzania z nich kopii. Fakt udziału tłumacza warto zapisać w protokole z tej czynności.
Podstawa: § 11 ust. 1-3 rozp. RM z 1.07.2009 r.
-
Sporządzenie i zatwierdzenie protokołu
Protokół w 14 dni od zawiadomienia, zatwierdzenie przez pracodawcę w 5 dni od sporządzenia. Uwagi i zastrzeżenia poszkodowanego stanowią integralną część protokołu. Przy pracowniku delegowanym dokument powstaje w reżimie państwa, które prowadzi postępowanie.
Podstawa: § 9 ust. 1, § 12 i § 13 ust. 1 rozp. RM z 1.07.2009 r.
-
Doręczenie, rejestr i świadczenia
Zatwierdzony protokół doręcza się niezwłocznie poszkodowanemu, a przy wypadku śmiertelnym członkom rodziny. Zdarzenie wpisuje się do rejestru wypadków, dokumentację przechowuje przez 10 lat, a wniosek o świadczenia kieruje do ZUS. Przy A1 świadczenia idą z polskiego systemu także wtedy, gdy wypadek zdarzył się za granicą.
Podstawa: § 14 i § 16 rozp. RM; art. 234 § 3 i § 31 Kodeksu pracy.
10. Wzory do pobrania
Pakiet dokumentacji: cudzoziemcy i pracownicy delegowani
Dziewięć edytowalnych wzorów w formacie Word. Pakiet nie powiela zwykłej dokumentacji pracowniczej, tylko dokłada to, czego brakuje przy zatrudnieniu transgranicznym: potwierdzenia zrozumienia zasad BHP, udział tłumacza w czynnościach powypadkowych i kontrolę dokumentów delegowania.
Pobierz pakiet (.ZIP)ZIP, ok. 0,09 MB. 9 wzorów .docx oraz instrukcja użycia. Bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail. Wersja pakietu 1.1, aktualizacja Pobranie oznacza akceptację regulaminu.
- 01. Karta dopuszczenia cudzoziemca do pracy dokumenty pobytowe, umowa, wersja w zrozumiałym języku, terminy przechowywania
- 02. Potwierdzenie zapoznania z zasadami BHP i ryzykiem zawodowym z polem na język czynności i dane tłumacza
- 03. Zgłoszenie wypadku cudzoziemca formularz z miejscem na relację w języku poszkodowanego
- 04. Oświadczenie poszkodowanego z udziałem tłumacza wraz z oświadczeniem tłumacza o wierności przekładu
- 05. Oświadczenie świadka z odnotowaniem języka czynności i pracodawcy świadka
- 06. Protokół zapoznania poszkodowanego z protokołem powypadkowym pouczenie o prawach i potwierdzenie zrozumienia
- 07. Zawiadomienie pracodawcy delegującego o wypadku kierowane do osoby wyznaczonej do kontaktów z PIP
- 08. Karta kontrolna dokumentacji delegowania na terytorium RP oświadczenie do PIP, dokumenty, terminy tłumaczeń
- 09. Karta kontrolna postępowania powypadkowego lista sprawdzająca dla zdarzeń z udziałem cudzoziemca
Sprawdź najpierw podstawę zatrudnienia. Wzory zakładają istnienie stosunku pracy. Przy umowie zlecenia właściwa jest karta wypadku, przy skierowaniu z agencji pakiet dla pracy tymczasowej, a wzór protokołu dla zwykłego zatrudnienia znajdziesz w pakiecie podstawowym.
11. Sankcje
| Czyn | Podstawa | Sankcja |
|---|---|---|
| Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi | art. 84 ust. 1 ustawy z 20.03.2025 r. | grzywna od 3000 do 50 000 zł |
| Nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca | art. 84 ust. 2 | grzywna nie niższa niż 1000 zł |
| Doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnej pracy podstępem lub przez wykorzystanie zależności służbowej | art. 84 ust. 3 | grzywna od 6000 do 50 000 zł |
| Nieprzedstawienie umowy w wersji zrozumiałej dla cudzoziemca | art. 84 ust. 6 w zw. z art. 5 ust. 2 | grzywna od 1000 do 3000 zł |
| Powierzenie pracy wielu osobom przebywającym bez ważnego dokumentu pobytowego albo osobie małoletniej | art. 9 ustawy z 15.06.2012 r. | grzywna albo ograniczenie wolności |
| Powierzenie pracy w warunkach szczególnego wykorzystania | art. 10 ustawy z 15.06.2012 r. | kara pozbawienia wolności |
| Rażące naruszenie obowiązku informowania pracownika delegowanego o warunkach zatrudnienia | przepisy karne ustawy o delegowaniu | grzywna od 1000 do 30 000 zł |
| Nieudzielenie informacji na żądanie Państwowej Inspekcji Pracy | przepisy karne ustawy o delegowaniu | grzywna od 1000 do 30 000 zł |
Do tego dochodzą skutki finansowe niezależne od kar: obowiązek wypłaty zaległego wynagrodzenia z domniemaniem trzech miesięcy zatrudnienia, pokrycie kosztów przesłania należności do państwa, do którego cudzoziemiec wrócił, oraz solidarna odpowiedzialność w łańcuchu podwykonawców.
12. Najczęstsze błędy
- Przekonanie, że cudzoziemiec na pobycie czasowym nie podlega polskiemu ubezpieczeniu. Wyłączenie z art. 5 ust. 2 dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych w placówkach dyplomatycznych, konsularnych, misjach i instytucjach międzynarodowych.
- Odmawianie sporządzenia protokołu, bo pracownik nie miał zezwolenia na pracę. Ubezpieczenie powstaje z dniem nawiązania stosunku pracy, a nie z dniem wydania zezwolenia czy zgłoszenia do ZUS.
- Szkolenie BHP prowadzone po polsku dla osób, które polskiego nie znają, z podpisem na liście obecności jako jedynym dowodem.
- Instrukcje stanowiskowe i oznaczenia zagrożeń wyłącznie w języku polskim na stanowiskach obsadzonych przez obcojęzyczną załogę.
- Odebranie oświadczenia poszkodowanego po polsku, bez tłumacza, a potem oparcie na nim ustaleń o przyczynach zdarzenia.
- Zapoznanie z protokołem sprowadzone do podania dokumentu do podpisu, bez sprawdzenia, czy poszkodowany rozumie ustalenia i pouczenie o prawie do zastrzeżeń.
- Umowa podpisana po rozpoczęciu pracy, choć przepis wymaga formy pisemnej przed dopuszczeniem do pracy.
- Brak zachowanej kopii dokumentu pobytowego, co przy kontroli obciąża pracodawcę niezależnie od tego, czy dokument istniał.
- Przy delegowaniu do Polski: brak osoby wyznaczonej do kontaktów z Państwową Inspekcją Pracy przebywającej w Polsce, przez co po wypadku nie ma z kim rozmawiać.
- Nieprzechowywanie w Polsce umowy, ewidencji czasu pracy i dokumentów o wynagrodzeniu pracownika delegowanego, mimo wyraźnego obowiązku ustawowego.
- Traktowanie podróży służbowej i delegowania jako tego samego, co prowadzi do błędnej kwalifikacji zdarzeń poza godzinami pracy.
- Zakładanie, że wypadek za granicą rozlicza państwo przyjmujące, mimo że przy zaświadczeniu A1 pracownik pozostaje w polskim systemie ubezpieczeń.
Zatrudniasz cudzoziemców albo delegujesz pracowników?
Porządkuję dokumentację BHP dla obcojęzycznej załogi, prowadzę postępowania powypadkowe z udziałem tłumacza i sprawdzam komplet dokumentów delegowania przed kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy. Obsługa zdalna na terenie całej Polski.
13. Pytania i odpowiedzi o cudzoziemcach i delegowaniu
Czy brak zezwolenia na pracę pozbawia cudzoziemca ochrony po wypadku?
Nie. Pracownik podlega ubezpieczeniom od dnia nawiązania stosunku pracy, a nie od zgłoszenia do ZUS ani od wydania zezwolenia.
Brak zezwolenia i brak zgłoszenia obciążają pracodawcę, natomiast nie pozbawiają poszkodowanego ochrony. Odmowa sporządzenia protokołu z tego powodu jest błędem.
art. 13 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 199)
Czy przepisy wymagają szkolenia BHP w zrozumiałym języku?
Rozporządzenie o szkoleniach BHP takiego wymogu nie zawiera; sprawdzenie jego tekstu to potwierdza. Wymóg wywodzi się jednak z Kodeksu pracy.
Nie wolno dopuścić do pracy osoby bez dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP, a zaznajomienie potwierdza się pisemnie. Szkolenie prowadzone w języku, którego pracownik nie rozumie, tego warunku nie spełnia.
art. 2373 § 1 oraz art. 2374 § 1 i § 3 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm.)
Jaki standard BHP obowiązuje wobec pracownika delegowanego do Polski?
Polski, i to od pierwszego dnia delegowania. Ustawa wprost zalicza bezpieczeństwo i higienę pracy do warunków zatrudnienia gwarantowanych delegowanemu.
Nie ma tu okresu przejściowego ani progu czasowego, po którym standard się zmienia.
art. 4 ust. 2 pkt 5 ustawy z 10.06.2016 r. o delegowaniu pracowników (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1682)
Czy pracodawca delegujący musi mieć osobę do kontaktu w Polsce?
Tak. Przez cały okres delegowania musi być wyznaczona osoba przebywająca na terytorium Polski, upoważniona do kontaktów z Państwową Inspekcją Pracy.
Do tego dochodzi obowiązek przechowywania w Polsce umowy, ewidencji czasu pracy i dokumentów płacowych oraz przedstawienia ich tłumaczenia na żądanie inspekcji.
art. 24 ust. 1 i art. 25 ustawy o delegowaniu pracowników
Ile wynosi grzywna za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi?
Od 3000 do 50 000 zł, przy czym wymierza się ją w wysokości nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca, a przy czynie kwalifikowanym nie niższej niż 6000 zł za każdego.
Przy kilkunastu osobach zmienia to skalę ryzyka o rząd wielkości. W postępowaniu mandatowym w sprawach o czyny z art. 84 ustawy z 20 marca 2025 r. inspektor pracy może nałożyć grzywnę do 10 000 zł.
art. 84 ustawy z 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621) określa czyny i grzywnę orzekaną przez sąd; wysokość mandatu wynika z art. 96 § 1af pkt 1 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz.U. 2025 poz. 860)
Źródła: ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621); ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1567); ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1682); ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 199 ze zm.); ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm.); rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. 2009 nr 105 poz. 870); ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1644). Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.
Mnożnik podmiotowy, czyli dlaczego skala rośnie z liczbą osób. Grzywnę za nielegalne powierzenie pracy wymierza się w wysokości nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca, a przy czynie kwalifikowanym, to jest przy wprowadzeniu w błąd albo wykorzystaniu zależności, nie niższej niż 6000 zł za każdego cudzoziemca. Przy kilkunastu osobach zmienia to skalę ryzyka o rząd wielkości.
Mandat. W postępowaniu mandatowym w sprawach o czyny z art. 84 ustawy z 20 marca 2025 r. inspektor pracy może nałożyć grzywnę do 10 000 zł (art. 96 § 1af pkt 1 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia). Sam art. 84 określa czyny i grzywnę orzekaną przez sąd, a nie wysokość mandatu.