Przejdź do treści
Procedura powypadkowa / Karta wypadku
Zlecenie · Samozatrudnienie · B2B

Karta wypadku dla osób niebędących pracownikami

Zleceniobiorca, osoba na własnej działalności, współpracownik, niania, stypendysta czy stażysta po wypadku nie dostaje protokołu powypadkowego, tylko kartę wypadku. Zmienia się dokument, podmiot prowadzący postępowanie i część obowiązków. Poniżej cała procedura z podstawami prawnymi.

1. Kogo dotyczy karta wypadku

Kartę wypadku sporządza się dla osób objętych ubezpieczeniem wypadkowym, które nie są pracownikami. Ustawa wymienia te tytuły wprost. W praktyce najczęściej chodzi o:

Warunek wstępny: ubezpieczenie wypadkowe. Zdarzenie musi nastąpić w okresie ubezpieczenia wypadkowego z danego tytułu. Jeżeli zleceniobiorca nie podlegał temu ubezpieczeniu, na przykład jako uczeń albo student do 26. roku życia, karta wypadku nie otworzy drogi do świadczeń z ZUS. Warto sprawdzić tytuł ubezpieczenia zanim uruchomi się procedurę, bo to pierwsza rzecz, którą zweryfikuje ZUS.

2. Podstawy prawne

2. Podstawy prawne
AktZakresOdnośnik
Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych Art. 3 ust. 3: katalog tytułów i definicja zdarzenia. Art. 5: kto sporządza kartę wypadku. Art. 21: wyłączenia świadczeń t.j. Dz.U. 2025 poz. 1644
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 23 stycznia 2022 r. w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia (Dz.U. 2022 poz. 223). Dalej w serwisie: rozporządzenie MRiPS z 23 stycznia 2022 r. Cała procedura, termin 14 dni, wzór karty wypadku, obowiązek powiadomienia ZUS o wszczęciu postępowania Dz.U. 2022 poz. 223
Rozporządzenie MRiPS z 9 grudnia 2022 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy Karta Z-KW sporządzana także na podstawie karty wypadku, w której uznano zdarzenie za wypadek przy pracy Dz.U. 2022 poz. 2750

Poprzednie rozporządzenie z 2002 r. straciło moc 1 lutego 2022 r. Jeżeli korzystasz ze wzoru karty pobranego wcześniej, sprawdź, czy nie jest to nieaktualny formularz.

3. Karta wypadku a protokół powypadkowy

3. Karta wypadku a protokół powypadkowy
Karta wypadkuProtokół powypadkowy
Kogo dotyczyOsoby niebędące pracownikami, wymienione w art. 3 ust. 3 ustawyPracownicy w rozumieniu Kodeksu pracy
Kto ustala okolicznościPodmiot wskazany w art. 5 ustawy albo ZUS, zależnie od tytułu ubezpieczeniaZespół powypadkowy powołany przez pracodawcę
Zespół powypadkowyNie jest wymaganyWymagany, co do zasady dwuosobowy
Termin sporządzenia14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku
ZatwierdzenieBrak odrębnego etapuPracodawca zatwierdza w ciągu 5 dni
Liczba egzemplarzyTrzy: poszkodowany, podmiot sporządzający, ZUS przy uznaniu wypadkuPoszkodowany i pracodawca, przy zdarzeniach najcięższych także PIP
Powiadomienie ZUS o wszczęciuTak, pisemnie i niezwłocznie, przy większości tytułówNie ma takiego obowiązku
Rejestr wypadkówNie dotyczyProwadzi pracodawca
Karta Z-KW do GUSTak, jeżeli uznano wypadek przy pracyTak, po zatwierdzeniu protokołu

4. Kto sporządza kartę w Twojej sytuacji

To pytanie rozstrzyga art. 5 ustawy i jest to najczęstsze źródło nieporozumień. Poniżej najczęstsze przypadki:

4. Kto sporządza kartę w Twojej sytuacji
PoszkodowanyKto sporządza kartę wypadkuPodstawa
Zleceniobiorca, wykonawca umowy o świadczenie usługPodmiot, na rzecz którego wykonywana jest praca, czyli zleceniodawcaart. 5 ust. 1 pkt 6
Osoba współpracująca przy wykonywaniu umowy zleceniaOsoba wykonująca tę umowę, czyli sam zleceniobiorcaart. 5 ust. 1 pkt 7
Osoba na własnej działalności, także B2B, oraz osoba współpracująca przy jej prowadzeniuZUS, właściwa terenowa jednostka organizacyjnaart. 5 ust. 1 pkt 8
Niania na umowie uaktywniającejZUSart. 5 ust. 1 pkt 8
Stypendysta sportowyPodmiot wypłacający stypendiumart. 5 ust. 1 pkt 1
Osoba na stażu lub szkoleniu ze skierowania urzędu pracyPracodawca albo jednostka, u której odbywa się staż lub szkolenieart. 5 ust. 1 pkt 4
Członek spółdzielni produkcyjnej lub kółek rolniczychSpółdzielniaart. 5 ust. 1 pkt 5
DuchownyWłaściwa zwierzchnia instytucja diecezjalna lub zakonnaart. 5 ust. 1 pkt 10

Najkrótsza zasada praktyczna. Jeżeli poszkodowany prowadzi własną działalność albo jest nianią, postępowanie prowadzi ZUS i to do ZUS kieruje się zawiadomienie. W pozostałych typowych przypadkach kartę sporządza podmiot, na rzecz którego praca była wykonywana.

5. Kiedy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy

Definicja jest zbliżona do pracowniczej, ale czwarta przesłanka wygląda inaczej. Zdarzenie musi być:

Zamiast pracowniczego związku z pracą badamy więc związek z konkretnym tytułem ubezpieczenia. Dla jednoosobowej firmy oznacza to pytanie, czy czynność mieściła się w zwykłych czynnościach związanych z prowadzeniem działalności. Wypadek w drodze na spotkanie z klientem zwykle będzie się w nich mieścił, a uraz podczas prywatnych zakupów po drodze już nie.

6. Procedura krok po kroku

  1. Zawiadomienie o wypadku

    Poszkodowany zawiadamia podmiot właściwy według art. 5 ustawy. Osoby, dla których postępowanie prowadzi ZUS, zawiadamiają terenową jednostkę organizacyjną ZUS właściwą ze względu na siedzibę prowadzenia działalności albo miejsce sprawowania opieki wskazane w umowie uaktywniającej.

    Podstawa: § 2 rozporządzenia MRiPS z 23.01.2022 r. o karcie wypadku

  2. Powiadomienie ZUS o wszczęciu postępowania

    Podmiot, który ma sporządzić kartę, niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia powiadamia pisemnie właściwą jednostkę ZUS o wszczęciu postępowania. W postępowaniu może uczestniczyć przedstawiciel ZUS. Obowiązek nie dotyczy sytuacji, w których to sam ZUS ustala okoliczności.

    Podstawa: § 5 rozporządzenia MRiPS z 23.01.2022 r. o karcie wypadku

  3. Zabezpieczenie miejsca zdarzenia

    Miejsce wypadku zabezpiecza się w sposób pozwalający odtworzyć jego okoliczności. To pierwsza z czynności wymienionych w rozporządzeniu i w praktyce decyduje o wartości całej dalszej dokumentacji.

    Podstawa: § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MRiPS

  4. Ustalenie okoliczności i przyczyn

    Rozporządzenie wymienia czynności, które składają się na postępowanie:

    • oględziny miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych oraz urządzeń ochronnych,
    • zbadanie warunków wykonywania pracy i innych okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku,
    • wysłuchanie wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan zdrowia na to pozwala,
    • zebranie informacji od świadków wypadku,
    • zebranie innych dowodów dotyczących wypadku.

    Podstawa: § 3 ust. 1 rozporządzenia MRiPS

  5. Sporządzenie karty wypadku

    Kartę sporządza się na wzorze z załącznika do rozporządzenia, nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku. W karcie dokonuje się też kwalifikacji prawnej: czy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy i z którego punktu art. 3 ust. 3 ustawy.

    Podstawa: § 4 ust. 1 rozporządzenia MRiPS

  6. Zapoznanie poszkodowanego i pouczenie

    Poszkodowanego albo uprawnionego do jednorazowego odszkodowania członka rodziny zapoznaje się z treścią karty i poucza o prawie zgłoszenia uwag i zastrzeżeń. Fakt ten odnotowuje się w części IV karty wraz z podpisem.

    Podstawa: § 4 ust. 2 rozporządzenia MRiPS

  7. Skompletowanie załączników

    Do karty dołącza się zapis wyjaśnień poszkodowanego i informacji od świadków oraz inne dokumenty zebrane w toku ustalania okoliczności, a także uwagi i zastrzeżenia, jeżeli zostały zgłoszone.

    Podstawa: § 4 ust. 3 rozporządzenia MRiPS

  8. Rozdysponowanie trzech egzemplarzy

    Pierwszy egzemplarz otrzymuje poszkodowany albo uprawniony członek rodziny, drugi zostaje u podmiotu ustalającego okoliczności, a trzeci trafia do ZUS, jeżeli zdarzenie uznano za wypadek przy pracy.

    Podstawa: § 4 ust. 4 rozporządzenia MRiPS

  9. Statystyczna karta wypadku Z-KW

    Jeżeli w karcie stwierdzono, że zdarzenie jest wypadkiem przy pracy, staje się ona podstawą statystycznej karty wypadku przekazywanej do GUS przez portal sprawozdawczy. Część zasadniczą przekazuje się w terminie 14 dni roboczych od dnia sporządzenia karty wypadku, a część uzupełniającą najpóźniej z upływem 6 miesięcy liczonych od tej samej daty.

    Podstawa: § 3 i § 5 rozporządzenia MRiPS z 9.12.2022 r. o statystycznej karcie wypadku

7. Terminy

7. Terminy
TerminCzynnośćPodstawa
NiezwłocznieZawiadomienie właściwego podmiotu lub jednostki ZUS o wypadku; pisemne powiadomienie ZUS o wszczęciu postępowania§ 2 i § 5 rozp. MRiPS
14 dniSporządzenie karty wypadku, licząc od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku§ 4 ust. 1 rozp. MRiPS
14 dni roboczychStatystyczna karta Z-KW, część I, licząc od dnia sporządzenia karty wypadku§ 5 ust. 1 rozp. o Z-KW
6 miesięcyStatystyczna karta Z-KW, część uzupełniająca, licząc od tej samej daty§ 5 ust. 2 rozp. o Z-KW

Gdy 14 dni nie wystarcza. Wzór karty przewiduje osobne pole na opisanie przeszkód i trudności, które uniemożliwiły sporządzenie dokumentu w terminie. Lepiej rzetelnie je opisać niż antydatować kartę, bo rozbieżność dat bywa pierwszą rzeczą, którą ZUS sprawdza przy ustalaniu prawa do świadczeń.

8. Co zawiera karta wypadku

Wzór karty ma cztery części. Warto znać ich układ, zanim zaczniesz zbierać informacje, bo część danych trudno uzupełnić po fakcie.

9. Wzory do pobrania

Pakiet dokumentacji: karta wypadku

Dziewięć edytowalnych wzorów w formacie Word, dopasowanych do procedury dla osób niebędących pracownikami: od zawiadomienia i powiadomienia ZUS o wszczęciu postępowania, przez dokumenty postępowania wyjaśniającego, po kartę wypadku zgodną z załącznikiem do rozporządzenia.

Pobierz pakiet (.ZIP)

ZIP, ok. 0,08 MB. 9 wzorów .docx oraz instrukcja użycia. Bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail. Wersja pakietu 1.1, aktualizacja Pobranie oznacza akceptację regulaminu.

  • 01. Zawiadomienie o wypadku zgłoszenie przez poszkodowanego, z listą możliwych adresatów
  • 02. Powiadomienie ZUS o wszczęciu postępowania obowiązek z § 5, najczęściej pomijany
  • 03. Protokół oględzin miejsca wypadku miejsce, maszyny, warunki i sposób zabezpieczenia
  • 04. Wyjaśnienia poszkodowanego arkusz rozmowy z pytaniami pomocniczymi
  • 05. Informacje od świadka wraz z adresem zamieszkania wymaganym we wzorze karty
  • 06. Pouczenie o prawie zgłoszenia zastrzeżeń z potwierdzeniem podpisem
  • 07. Karta wypadku cztery części zgodne z załącznikiem, z instrukcją wypełniania
  • 08. Uwagi i zastrzeżenia poszkodowanego wzór pisma dla poszkodowanego lub rodziny
  • 09. Pismo przewodnie do ZUS przekazanie trzeciego egzemplarza z załącznikami

To nie są wzory pracownicze. Dla osób zatrudnionych na umowę o pracę sporządza się protokół powypadkowy. Komplet dokumentów dla pracowników znajdziesz w pakiecie na stronie głównej.

10. Uwagi i zastrzeżenia poszkodowanego

Poszkodowany albo uprawniony do jednorazowego odszkodowania członek rodziny może zgłosić uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w karcie wypadku. Podmiot sporządzający kartę ma obowiązek o tym prawie pouczyć, a zgłoszone zastrzeżenia dołączyć do karty.

Rozporządzenie nie wyznacza tu sztywnego terminu ani odrębnego organu odwoławczego, jak przy protokole ucznia. W praktyce oznacza to, że sporem o kwalifikację zdarzenia zajmie się ZUS przy rozpatrywaniu wniosku o świadczenia, a w razie odmowy droga prowadzi do sądu. Tym istotniejsze jest, aby zastrzeżenia trafiły do dokumentacji, którą ZUS otrzyma razem z kartą.

Podstawa: § 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia MRiPS z 23.01.2022 r. o karcie wypadku

11. Świadczenia i kiedy nie przysługują

Uznanie zdarzenia za wypadek przy pracy otwiera drogę do świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, w tym zasiłku chorobowego w wysokości 100 procent podstawy wymiaru, należnego od pierwszego dnia niezdolności i finansowanego z ubezpieczenia wypadkowego, przy czym wypłaca go płatnik składek, jeżeli zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, a w pozostałych przypadkach ZUS, świadczenia rehabilitacyjnego oraz jednorazowego odszkodowania z tytułu stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu.

Ustawa przewiduje dwa wyłączenia, identyczne jak przy pracownikach:

Uwaga na samo słowo "wyłączną". Jeżeli obok zachowania poszkodowanego wystąpiła choćby częściowo inna przyczyna, na przykład wadliwe zabezpieczenie stanowiska albo presja terminu narzucona przez zamawiającego, przesłanka wyłączności nie jest spełniona i świadczenia się należą. Ciężar udowodnienia obu okoliczności spoczywa na tym, kto się na nie powołuje.

Podstawa: art. 21 ustawy z 30.10.2002 r.

12. Zleceniobiorca a jednoosobowa firma

Obie grupy dostają kartę wypadku, ale procedura wygląda inaczej i warto to wiedzieć zanim coś się wydarzy.

12. Zleceniobiorca a jednoosobowa firma
ZleceniobiorcaJednoosobowa firma, B2B
Komu zgłasza wypadekZleceniodawcy, na rzecz którego wykonywał pracęTerenowej jednostce ZUS właściwej dla siedziby działalności
Kto ustala okolicznościZleceniodawcaZUS
Kto powiadamia ZUS o wszczęciuZleceniodawca, pisemnie i niezwłocznieNie dotyczy, postępowanie prowadzi sam ZUS
Rola zamawiającegoProwadzi postępowanie i odpowiada za terminowość kartyZwykle świadek i źródło informacji o miejscu zdarzenia
Co bada się przy kwalifikacjiZwiązek zdarzenia z wykonywaniem umowy zleceniaCzy czynność mieściła się w zwykłych czynnościach związanych z prowadzeniem działalności

Praktyczna wskazówka dla zamawiających. Jeżeli w firmie pracują osoby na zleceniach lub kontraktach B2B obok etatowców, warto z góry ustalić, kto w organizacji przyjmuje zgłoszenie i prowadzi postępowanie dla każdej z tych grup. Przy zdarzeniu z udziałem etatowca i zleceniobiorcy jednocześnie trzeba przygotować dwa różne dokumenty: protokół powypadkowy i kartę wypadku.

13. Najczęstsze błędy

Masz wypadek zleceniobiorcy albo osoby na kontrakcie?

Pomagam ustalić właściwy tryb, poprowadzić postępowanie i przygotować kartę wypadku wraz z załącznikami. Obsługa zdalna na terenie całej Polski.

14. Pytania i odpowiedzi o karcie wypadku

Kto sporządza kartę wypadku osobie prowadzącej własną działalność?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a nie kontrahent ani zleceniodawca. Ta sama zasada obejmuje osoby współpracujące przy prowadzeniu działalności oraz nianie zatrudnione na umowie uaktywniającej.

Dla zleceniobiorców kartę sporządza natomiast podmiot, na rzecz którego praca była wykonywana. Rozstrzyga o tym katalog z ustawy, a nie ustalenia stron umowy.

art. 5 ust. 1 pkt 6 i 8 ustawy wypadkowej (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1644)

W jakim terminie sporządza się kartę wypadku i w ilu egzemplarzach?

W terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, w trzech egzemplarzach: dla poszkodowanego, dla podmiotu sporządzającego i dla ZUS.

Termin biegnie od zawiadomienia, a nie od dnia zdarzenia. Przy zgłoszeniu po tygodniu to zupełnie inna data.

rozporządzenie MRiPS z 23.01.2022 r. o karcie wypadku (Dz.U. 2022 poz. 223)

Czy trzeba powiadomić ZUS o wszczęciu postępowania?

Tak, i jest to obowiązek najczęściej pomijany. Podmiot sporządzający kartę zawiadamia ZUS o wszczęciu postępowania, żeby organ mógł uczestniczyć w ustalaniu okoliczności. Obowiązek nie dotyczy jednak sytuacji, w których postępowanie prowadzi sam ZUS, czyli między innymi wypadków osób prowadzących własną działalność i niań na umowie uaktywniającej.

Pominięcie tego kroku nie unieważnia karty, ale bywa podnoszone przez ZUS przy ocenie rzetelności postępowania.

§ 5 rozporządzenia MRiPS z 23.01.2022 r. o karcie wypadku

Czy karta wypadku jest podstawą statystycznej karty Z-KW?

Tak, jeżeli zdarzenie uznano w niej za wypadek przy pracy. Obowiązek sprawozdawczy nie dotyczy wyłącznie protokołów powypadkowych.

Karta, w której odmówiono uznania zdarzenia za wypadek przy pracy, podstawy takiej nie tworzy.

rozporządzenie MRiPS z 9.12.2022 r. o statystycznej karcie wypadku (Dz.U. 2022 poz. 2750)

Co zrobić, gdy poszkodowany nie zgadza się z ustaleniami karty?

Poszkodowany ma prawo zgłosić uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w karcie i należy go o tym pouczyć. Odmowa uznania zdarzenia za wypadek przy pracy wymaga uzasadnienia.

Spór rozstrzyga ostatecznie sąd. Warto pamiętać o skutku odwrotnym: ZUS odmawia świadczeń także wtedy, gdy karta zawiera stwierdzenia bezpodstawne. Że poszkodowany kieruje wtedy roszczenie wprost przeciwko podmiotowi sporządzającemu, jest konsekwencją praktyczną takiej odmowy, a nie treścią samego przepisu.

art. 22 ust. 1 ustawy wypadkowej; skutek wobec podmiotu sporządzającego wynika z zasad ogólnych odpowiedzialności odszkodowawczej

Źródła: ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1644), art. 3, 5 i 21; rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 23 stycznia 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 223) wraz ze wzorem karty wypadku; rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2022 r. o statystycznej karcie wypadku (Dz.U. 2022 poz. 2750). Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.

Powrót do procedury powypadkowej