Kodeks pracy nakazuje prowadzić rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych oraz rejestr pracowników zatrudnionych przy takich pracach, bez żadnego zawężenia. Zawężenie przynosi dopiero rozporządzenie: oba rejestry dotyczą wyłącznie czynników zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia. Ta różnica między ustawą a aktem wykonawczym jest źródłem większości nieporozumień wokół tych dokumentów.
Dwa rejestry, nie jeden
| Cecha | Rejestr prac | Rejestr pracowników |
|---|---|---|
| Czego dotyczy | prac narażających na działanie czynnika grupy 3 lub 4 | pracowników narażonych na działanie czynnika grupy 3 lub 4 |
| Liczba pozycji wymienionych w przepisie | trzy | sześć |
| Dane osobowe | nie, poza danymi osoby nadzorującej | tak, w zakresie wynikającym z celu rejestru |
| Podstawa | § 7 pkt 2 rozporządzenia o czynnikach biologicznych | § 7 pkt 14 rozporządzenia o czynnikach biologicznych |
| Okres przechowywania określony w przepisie | nie określono osobno | 10 lat albo 40 lat, zależnie od rodzaju choroby, jaką czynnik może wywołać |
| Przekazanie przy likwidacji | przepis mówi o rejestrze z § 7 pkt 14 | tak, do wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy i do inspektora sanitarnego |
Wyliczenia w obu rejestrach są otwarte w górę. Przepis mówi, że rejestr uwzględnia „w szczególności” wymienione informacje. Wolno więc dopisać więcej, na przykład numer stanowiska albo odesłanie do karty oceny ryzyka, ale nie wolno pominąć żadnej z pozycji wymienionych wprost.
Rejestr prac: trzy pozycje
-
Liczba pracowników wykonujących te prace
Sama liczba, bez danych osobowych. Warto ją prowadzić w rozbiciu na stanowiska, bo ta sama liczba jest potem potrzebna w zgłoszeniu do inspektora sanitarnego i w odpowiedzi na wniosek pracownika o informację.
Podstawa: § 7 pkt 2 lit. a rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Wykaz czynności, podczas których pracownik jest lub może być narażony
Wykaz czynności, a nie wykaz stanowisk. Różnica jest istotna: to samo stanowisko obejmuje zwykle czynności o bardzo różnym narażeniu, a przepis pyta o czynności. Sformułowanie „jest lub może być” obejmuje także narażenie potencjalne.
Podstawa: § 7 pkt 2 lit. b rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Dane osoby nadzorującej
Imię, nazwisko, stanowisko oraz telefon kontaktowy pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej do nadzoru w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. To jedyne dane osobowe w tym rejestrze.
Podstawa: § 7 pkt 2 lit. c rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Rejestr pracowników: sześć pozycji
-
Rodzaj wykonywanej pracy
Opis pracy wykonywanej przez pracownika w narażeniu. Powiązany z wykazem czynności z rejestru prac, ale odnoszony do konkretnej osoby.
Podstawa: § 7 pkt 14 lit. a rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Stopień zagrożenia spowodowanego działaniem czynnika
Stopień zagrożenia, czyli wynik oceny ryzyka odniesiony do tego pracownika, a nie sama nazwa grupy. Grupa zagrożenia pojawia się osobno, w pozycji czwartej.
Podstawa: § 7 pkt 14 lit. b rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Awarie i wypadki związane z narażeniem
Odnotowuje się je w rejestrze pracowników, a nie tylko w dokumentacji powypadkowej. To pozycja, której brakuje najczęściej, bo zdarzenia trafiają do protokołów powypadkowych i nikt nie przenosi ich do rejestru.
Podstawa: § 7 pkt 14 lit. c rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Wynik oceny ryzyka z nazwą czynnika i grupą zagrożenia
Wynik przeprowadzonej oceny ryzyka wraz z podaniem nazwy szkodliwego czynnika biologicznego i grupy zagrożenia. Nazwa musi być konkretna, bo to ona przesądza potem o okresie przechowywania rejestru.
Podstawa: § 7 pkt 14 lit. d rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Liczba pracowników narażonych
Liczba pracowników narażonych na działanie czynnika. Powtarza się względem rejestru prac, ale przepis wymienia ją w obu rejestrach osobno.
Podstawa: § 7 pkt 14 lit. e rozporządzenia o czynnikach biologicznych
-
Dane osoby odpowiedzialnej
Imię, nazwisko, stanowisko oraz numer telefonu kontaktowego osoby odpowiedzialnej u pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę pracy oraz ochronę zdrowia pracowników.
Podstawa: § 7 pkt 14 lit. f rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Nazwa „rejestr pracowników” bywa myląca. Przepis wymienia sześć pozycji i tylko pierwsza z nich odnosi się do pracy konkretnej osoby. Rejestr jest więc zapisem narażenia, prowadzonym imiennie, a nie listą kadrową. Zakres danych osobowych wyznacza cel rejestru, czyli możliwość ustalenia po latach, kto, kiedy i na co był narażony, między innymi na potrzeby rozpoznawania chorób zawodowych.
Podstawa: § 7 pkt 14 i § 10 rozporządzenia o czynnikach biologicznych, art. 2221 § 3 pkt 4 Kodeksu pracy
Forma i prowadzenie
Przepis wskazuje dwie dopuszczalne formy dla obu rejestrów: forma elektroniczna albo księga rejestrowa. Wybór należy do pracodawcy. Sformułowanie „księga rejestrowa” jest w tym rozporządzeniu odpowiednikiem postaci papierowej.
- Wolno prowadzić oba rejestry w jednym pliku albo w jednej księdze, o ile każdy zawiera swój komplet pozycji. Przepis nie wymaga dwóch odrębnych nośników, tylko dwóch odrębnych zestawów informacji.
- Forma elektroniczna nie zwalnia z obowiązku udostępniania danych ani z obowiązku przekazania rejestru przy likwidacji, więc trzeba zapewnić czytelność zapisu przez cały okres przechowywania, sięgający czterdziestu lat.
- Rejestr prowadzi się na bieżąco. Wpis o awarii albo wypadku ma sens tylko wtedy, gdy powstaje blisko zdarzenia.
Podstawa: § 7 pkt 2 i 14 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Komu udostępnia się dane
Rozporządzenie rozróżnia dwie sytuacje i traktuje je inaczej, żeby pogodzić prawo pracownika do informacji z ochroną danych pozostałych osób.
| Komu | W jakim zakresie |
|---|---|
| Pracownikowi lub jego przedstawicielowi, gdy informacja dotyczy tego pracownika | w pełnym zakresie |
| Pracownikowi lub jego przedstawicielowi, gdy informacja dotyczy innych pracowników | w zakresie ograniczonym, zapewniającym anonimowość osób, których informacja dotyczy |
| Właściwej jednostce organizacyjnej służby medycyny pracy | dostęp do rejestru |
| Właściwemu inspektorowi sanitarnemu | dostęp do rejestru |
| Właściwemu inspektorowi pracy | dostęp do rejestru |
Podstawa: § 10 ust. 3 i 4 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Osobno, na wniosek pracownika lub jego przedstawiciela, pracodawca informuje o liczbie pracowników narażonych oraz o osobie odpowiedzialnej za bezpieczeństwo i higienę pracy oraz ochronę zdrowia pracowników. To obowiązek niezależny od dostępu do rejestru i dotyczy także sytuacji, w której rejestru nie ma, bo czynniki należą do grupy 2.
Podstawa: § 7 pkt 15 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Dziesięć lat albo czterdzieści
Rejestr pracowników przechowuje się przez okres niekrótszy niż 10 lat od dnia ustania narażenia. Okres wydłuża się do 40 lat od dnia ostatniego odnotowanego przypadku narażenia, gdy czynnik może być przyczyną choroby o którejś z pięciu cech wymienionych w przepisie. Wystarczy jedna z nich.
| Przesłanka | Typowe przykłady |
|---|---|
| Choroba przewlekła lub utajona | wirusowe zapalenie wątroby typu B i C, zakażenie wirusem niedoboru odporności |
| Choroba niemożliwa do zdiagnozowania do czasu jej rozwinięcia | choroby wywoływane przez priony |
| Choroba o wyjątkowo długim okresie wylęgania | gruźlica utajona, bąblowica |
| Choroba o nawracającym charakterze w długim okresie mimo leczenia | bruceloza, niektóre postacie leiszmaniozy |
| Choroba mogąca powodować poważne, długookresowe powikłania | borelioza z Lyme, zakażenia wirusami zapalenia wątroby |
Podstawa: § 10 ust. 1 i 2 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Kolumna z przykładami jest wskazówką do kwalifikacji, a nie wykazem normatywnym. Przepis nie wymienia czynników z nazwy, tylko cechy choroby.
Oznaczenie D w wykazie jest najlepszą wskazówką. Nosi je 17 pozycji i oznacza, że wykaz pracowników narażonych na działanie tego czynnika ma być przechowywany przez okres dłuższy niż 10 lat po zakończeniu ostatniego zanotowanego przypadku narażenia. Znalezienie czynnika z oznaczeniem D w wyszukiwarce praktycznie przesądza o czterdziestoletnim okresie przechowywania. Brak oznaczenia D nie przesądza jednak o dziesięciu latach: kwalifikacja idzie za cechami choroby z paragrafu 10 ustęp 2, a nie za samym oznaczeniem.
Zwróć uwagę na różnicę w liczeniu terminu. Dziesięć lat liczy się od dnia ustania narażenia, a czterdzieści od dnia ostatniego odnotowanego przypadku narażenia. W praktyce daty te bywają różne: ustanie narażenia to zwykle koniec zatrudnienia na stanowisku, a ostatni odnotowany przypadek to data ostatniego wpisu w rejestrze.
Likwidacja i upadłość pracodawcy
W przypadku likwidacji lub upadłości pracodawca przekazuje rejestr pracowników dwóm adresatom: wojewódzkiemu ośrodkowi medycyny pracy właściwemu ze względu na swoją siedzibę oraz właściwemu inspektorowi sanitarnemu. Przepis nie mówi o wyborze jednego z nich.
Podstawa: § 10 ust. 5 rozporządzenia o czynnikach biologicznych
Osobno, w ciągu 30 dni po zakończeniu działalności przez przedsiębiorstwo lub zakład, pracodawca przekazuje właściwemu inspektorowi sanitarnemu informację, o której mowa w paragrafie 8. To dwie różne czynności wobec tego samego organu: jedna dotyczy rejestru, druga informacji o użyciu czynnika. Opisuje ją strona Zgłoszenie do inspekcji sanitarnej.
Najczęstsze błędy
| Błąd | Jak jest naprawdę |
|---|---|
| Rejestry prowadzone dla czynników grupy 2 | Oba rejestry dotyczą wyłącznie grup 3 i 4. Prowadzenie ich dla grupy 2 nie jest naruszeniem, ale bywa objawem tego, że nie zrobiono zgłoszenia, które przy grupie 2 jest wymagane. |
| Rejestry niezakładane, bo „nie mamy laboratorium” | Czynniki grupy 3 występują poza laboratoriami: gruźlica w ochronie zdrowia, brucelloza i gorączka Q w kontakcie ze zwierzętami, wirusy zapalenia wątroby typu B i C przy ekspozycji na krew. Rozstrzyga ocena ryzyka, a nie profil zakładu. |
| Brak wpisu o awarii albo wypadku | Awarie i wypadki związane z narażeniem są odrębną pozycją rejestru pracowników. Protokół powypadkowy ich nie zastępuje. |
| Rejestr prac zawierający dane osobowe pracowników | Rejestr prac operuje liczbą pracowników i wykazem czynności. Jedyne dane osobowe w nim to dane osoby nadzorującej. |
| Zniszczenie rejestru po dziesięciu latach bez sprawdzenia przesłanek | Dziesięć lat to minimum przy czynnikach, które nie spełniają żadnej z pięciu przesłanek. Przy jakiejkolwiek z nich okres wynosi 40 lat, liczonych ponadto od innej daty. |
| Rejestr elektroniczny w formacie, którego po latach nikt nie otworzy | Obowiązek udostępnienia i przekazania rejestru trwa przez cały okres przechowywania. Przy czterdziestu latach czytelność zapisu jest realnym problemem technicznym, a nie teoretycznym. |