Uwaga na wstępie. ISO 45001 celowo nie wymaga księgi systemu, jednego wielkiego dokumentu ani sztywnego zestawu procedur, jak robiła to dawna specyfikacja OHSAS 18001. Mówi o udokumentowanych informacjach i pozostawia organizacji wybór formy oraz nośnika. Zakres dokumentacji ma być proporcjonalny do wielkości i złożoności organizacji.
Dwa słowa, które w normie znaczą co innego
Norma używa dwóch czasowników i różnica między nimi porządkuje całą dokumentację:
utrzymywać dokument
To informacja, która ma żyć i być aktualna: polityka, zakres systemu, cele, metody oceny ryzyka. Bliżej jej do tego, co dawniej nazywano dokumentacją. Utrzymuje się ją, czyli aktualizuje, gdy zmienia się stan faktyczny.
przechowywać zapis
To dowód, że coś się wydarzyło: wynik auditu, protokół przeglądu, zapis szkolenia, raport z incydentu. Bliżej mu do tego, co dawniej nazywano zapisem. Przechowuje się go, bo świadczy o działaniu systemu w przeszłości.
Część wymagań łączy oba: metody oceny ryzyka trzeba utrzymywać (mają być aktualne) i przechowywać (jako dowód, że były stosowane). W wykazie niżej każdą pozycję oznaczono odpowiednim znacznikiem.
Siedemnaście udokumentowanych informacji, punkt po punkcie
To pełny wykaz miejsc, w których norma wprost żąda udokumentowanej informacji. Zaznaczaj, co masz już przygotowane. Stan zaznaczeń zapisuje się w Twojej przeglądarce i nie jest nigdzie wysyłany.
Czego na liście nie ma, a bywa dopisywane. Norma nie wymaga osobno udokumentowanej procedury identyfikacji zagrożeń, procedury auditów ani instrukcji dla każdego procesu. Wymaga procesów i dowodów ich działania. Można je opisać w jednym dokumencie, w kilku, albo w systemie informatycznym: forma jest wyborem organizacji, nie wymogiem normy.
Czy poprawka klimatyczna zmienia dokumentację
Nie dodaje nowej udokumentowanej informacji wprost. Skutek poprawki A1:2025 jest pośredni: skoro w punkcie 4.1 trzeba ustalić, czy zmiana klimatu jest istotną kwestią, to warto ślad tego ustalenia zachować w tych samych miejscach, w których dokumentuje się kontekst, ryzyka i szanse (punkty 4.1, 6.1.1). Szczegóły na stronie Poprawka klimatyczna A1:2025.
Skąd wiadomo, że tych siedemnaście pozycji to komplet, można sprawdzić w porównywarce punktów: to dokładnie te punkty, w których pada zwrot o udokumentowanej informacji.
Podstawa. Wykaz zbudowany z tych punktów ISO 45001, w których norma żąda udokumentowanej informacji (utrzymywanej lub przechowywanej). Rozróżnienie utrzymywać oraz przechowywać zgodne z terminologią rozdziału 7.5 normy. Pełny tekst wymagań w normie, do zakupu przez stronę Gdzie kupić.
Powrót do strony głównej