Praca zdalna jest jedynym miejscem w Kodeksie pracy, w którym ustawodawca wprost wymienia obszary, jakie ocena ryzyka ma objąć, i jednocześnie wprost dopuszcza ocenę uniwersalną dla grupy stanowisk. Oba te rozstrzygnięcia mają konsekwencje praktyczne, a drugie z nich bywa czytane szerzej, niż pozwala przepis.
Trzy obszary, które ocena musi objąć
Przepis brzmi: przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.
| Obszar | Typowe zagadnienia |
|---|---|
| Wzrok | czas pracy przy monitorze, oświetlenie miejsca pracy w domu, odblaski, wielkość i ustawienie ekranu, przerwy w pracy przy monitorze |
| Układ mięśniowo-szkieletowy | krzesło i stół, wysokość blatu, podparcie pleców i przedramion, praca na laptopie bez dodatkowej klawiatury i monitora, praca w pozycjach przypadkowych |
| Uwarunkowania psychospołeczne | izolacja, zacieranie granicy między pracą a czasem wolnym, dostępność poza godzinami pracy, presja czasu, brak bezpośredniego kontaktu z zespołem, trudność w zgłoszeniu problemu |
Podstawa: art. 6731 § 5 zdanie pierwsze Kodeksu pracy
Uwarunkowania psychospołeczne wymienione wprost w ustawie to rzadkość. W żadnym innym miejscu przepisów o ocenie ryzyka obciążenie psychiczne nie jest nazwane z tak małą dozą ogólności. Ocena ryzyka pracy zdalnej, w której tego obszaru nie ma, jest niepełna wprost wobec brzmienia przepisu, a nie tylko merytorycznie uboga.
Informacja opracowana na podstawie oceny
Ustawa nie kończy się na ocenie. Na podstawie jej wyników pracodawca opracowuje informację o określonej treści, składającą się z czterech punktów.
| Punkt | Treść |
|---|---|
| pkt 1 | zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii |
| pkt 2 | zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej |
| pkt 3 | czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej |
| pkt 4 | zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego |
Podstawa: art. 6731 § 5 Kodeksu pracy
Uniwersalna ocena dla grupy stanowisk
Zdanie kończące § 5 brzmi: pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Jest to wyjątek od zasady, że ocenę robi się dla stanowiska, i jedyny taki wyjątek zapisany wprost w ustawie.
Trzy ograniczenia, o których łatwo zapomnieć.
- „Dla poszczególnych grup”, a nie „dla wszystkich pracowników zdalnych”. Grupy trzeba wyodrębnić, a kryterium wyodrębnienia powinno wynikać z rzeczywistych różnic w pracy: inne zadania, inny sprzęt, inny wymiar pracy zdalnej.
- Ocena uniwersalna nadal musi objąć trzy obszary z § 5. Uniwersalność dotyczy zakresu podmiotowego, a nie treści.
- Pracownik i tak składa oświadczenie o warunkach w swoim miejscu pracy. Ocena uniwersalna nie zwalnia z tego oświadczenia, bo warunki lokalowe są indywidualne.
Dwa oświadczenia pracownika
Kodeks pracy przewiduje dwa odrębne oświadczenia, składane przed dopuszczeniem do pracy zdalnej, o różnej treści i różnej funkcji. W praktyce bywają łączone w jeden dokument, co jest dopuszczalne, o ile obie treści faktycznie się w nim znajdą.
| Oświadczenie | Treść | Podstawa |
|---|---|---|
| O zapoznaniu się | potwierdzenie zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, wraz ze zobowiązaniem do ich przestrzegania | art. 6731 § 6 |
| O warunkach w miejscu pracy | potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy; dopuszczenie do pracy zdalnej jest uzależnione od jego złożenia | art. 6731 § 7 |
Oba oświadczenia składa się w postaci papierowej lub elektronicznej. Osobno ustawa stanowi, że pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii, a przy pracy zdalnej wnioski, dla których przepisy wymagają formy pisemnej, mogą być składane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Podstawa: art. 6731 § 6 do 8 oraz art. 6732 Kodeksu pracy
Prace wyłączone z pracy zdalnej
Ustawa wymienia pięć kategorii prac, które pracą zdalną objęte być nie mogą. Sprawdzenie tego wykazu jest częścią oceny ryzyka: jeżeli praca do niego należy, dalsza ocena stanowiska zdalnego jest bezprzedmiotowa.
| Punkt | Zakres |
|---|---|
| pkt 1 | prace szczególnie niebezpieczne |
| pkt 2 | prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych |
| pkt 3 | prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach o czynnikach chemicznych w miejscu pracy |
| pkt 4 | prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy |
| pkt 5 | prace powodujące intensywne brudzenie |
Podstawa: art. 6731 § 4 Kodeksu pracy
Punkt drugi jest praktycznie najciekawszy: odsyła do norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych, a nie dla pomieszczeń pracy. Wartości dopuszczalne dla mieszkań są niższe, więc praca, która w hali mieściłaby się w normie, w domu mieścić się nie musi.
Które obowiązki bhp odpadają
Kodeks pracy wskazuje wprost, których obowiązków pracodawca nie realizuje wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. Jest to katalog zamknięty; wszystkie pozostałe obowiązki z działu dziesiątego obowiązują w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy.
| Przepis | Czego dotyczy |
|---|---|
| art. 208 § 1 | współdziałanie pracodawców, których pracownicy wykonują pracę jednocześnie w tym samym miejscu, i wyznaczenie koordynatora |
| art. 2091 | wyznaczanie pracowników do udzielania pierwszej pomocy oraz do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji |
| art. 212 pkt 1 i 4 | część obowiązków osoby kierującej pracownikami dotycząca organizowania stanowisk pracy i dbałości o stan pomieszczeń oraz wyposażenia |
| art. 213 | wymagania dla obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy |
| art. 214 | zapewnienie pomieszczeń pracy odpowiednich do rodzaju wykonywanych prac oraz pomieszczeń higienicznosanitarnych |
| art. 232 | zapewnienie posiłków i napojów profilaktycznych |
| art. 233 | zapewnienie urządzeń higienicznosanitarnych i środków higieny osobistej |
Podstawa: art. 6731 § 1 Kodeksu pracy
Art. 226 nie jest w tym wykazie. Obowiązek oceny i dokumentowania ryzyka zawodowego, stosowania środków profilaktycznych i informowania pracowników o ryzyku obowiązuje przy pracy zdalnej w pełnym zakresie. Ustawa go nie wyłącza, tylko uszczegóławia.
Wypadek przy pracy zdalnej
W razie wypadku przy pracy zdalnej stosuje się odpowiednio art. 234 Kodeksu pracy oraz przepisy o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. Odrębnie uregulowano oględziny miejsca wypadku.
- Oględzin dokonuje się po zgłoszeniu wypadku, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić terminu, oraz członków zespołu powypadkowego.
- Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.
Podstawa: art. 6731 § 9 i 10 Kodeksu pracy
Szkolenia a praca zdalna
Dwa przepisy działające w przeciwnych kierunkach, oba warte odnotowania przy planowaniu dokumentacji.
| Przepis | Skutek |
|---|---|
| art. 6731 § 2 | gdy praca zdalna została uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę, szkolenie wstępne osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej; pracownik potwierdza ukończenie szkolenia w postaci papierowej lub elektronicznej |
| art. 6731 § 3 | przy pracy zdalnej nie stosuje się art. 2373 § 22, czyli zwolnienia ze szkolenia okresowego dla stanowisk administracyjno-biurowych w grupie działalności o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia |
Praca zdalna odbiera zwolnienie ze szkoleń okresowych. Pracownik biurowy, który u tego samego pracodawcy byłby z takiego szkolenia zwolniony, po przejściu na pracę zdalną zwolnienia nie ma. Wynika to z art. 6731 § 3 i jest jedną z częściej pomijanych konsekwencji tej instytucji. Pełne opracowanie tematu jest w serwisie o szkoleniach bhp.
Pytania i odpowiedzi
Czy pracodawca może przyjść do domu pracownika, żeby ocenić stanowisko?
Kodeks pracy przewiduje kontrolę wykonywania pracy zdalnej, w tym kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, prowadzoną w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika, na zasadach uzgodnionych z pracownikiem. Nie jest to jednak sposób na przeprowadzenie oceny ryzyka: oceny dokonuje pracodawca przed dopuszczeniem do pracy, a warunki w konkretnym miejscu potwierdza oświadczenie pracownika z art. 6731 § 7.
Podstawa: art. 6728 oraz art. 6731 § 7 Kodeksu pracy
Czy praca zdalna okazjonalna też wymaga oceny ryzyka?
Przy pracy zdalnej okazjonalnej Kodeks pracy wyłącza stosowanie części przepisów o pracy zdalnej. Nie zmienia to jednak obowiązku z art. 226, który obowiązuje niezależnie i dotyczy ryzyka związanego z wykonywaną pracą. Praktyczne rozwiązanie jest takie samo jak przy pracy zdalnej regularnej: uniwersalna ocena dla grupy stanowisk plus informacja o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy.
Podstawa: art. 226 oraz przepisy o pracy zdalnej okazjonalnej w Kodeksie pracy
Czy pracownik zdalny podlega przepisom o monitorach ekranowych?
Rozporządzenie o pracy przy monitorach ekranowych stosuje się do stanowisk, na których pracownik użytkuje monitor co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, i po zmianie z 2023 r. obejmuje także systemy przenośne używane w takim wymiarze. Jednocześnie art. 6731 § 1 nie wyłącza tych przepisów. Praktyczny wniosek: wymagania ergonomii z załącznika do tego rozporządzenia są punktem odniesienia także przy pracy zdalnej, choć to pracownik organizuje stanowisko, uwzględniając wymagania ergonomii.
Podstawa: § 2 pkt 4 i § 3 pkt 4 rozporządzenia o monitorach ekranowych, art. 6731 § 1 i 8 Kodeksu pracy
Dokumentacja bhp dla pracy zdalnej
Uniwersalna ocena ryzyka dla grup stanowisk zdalnych obejmująca wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne, informacja z czterema wymaganymi punktami oraz wzory obu oświadczeń pracownika.