Szkolenia BHP wstępne i okresowe

Dwa rodzaje szkoleń i nic poza nimi

Kodeks pracy zakazuje dopuszczenia pracownika do pracy, do której nie ma dostatecznej znajomości przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Z tego zakazu bierze się cały system szkoleń: pracodawca ma zapewnić przeszkolenie przed dopuszczeniem do pracy i prowadzić szkolenia okresowe. Szkolenia odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Osobno stoi obowiązek samego pracodawcy: ma odbyć szkolenie w zakresie niezbędnym do wykonywania ciążących na nim obowiązków i okresowo je powtarzać. Jeżeli pracodawca sam wykonuje zadania służby bhp, przed podjęciem tych zadań odbywa dodatkowe szkolenie w formie kursu lub seminarium, chyba że spełnia wymagania kwalifikacyjne dla służby bhp.

Terminy, czyli jedyna tabela, którą trzeba znać

Częstotliwość szkolenia okresowego zależy od grupy stanowisk, a nie od stanowiska z nazwy. Termin pierwszego szkolenia okresowego liczy się od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku, nie od zatrudnienia w firmie.

Podstawa: § 14 ust. 2 i § 15 ust. 1, 2 i 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

Kto nie musi się szkolić

Poniżej cztery przypadki, które w praktyce rozstrzygają najczęściej. Trzy z nich pracodawca stosuje sam, jeden wymaga sprawdzenia, w jakiej grupie działalności figuruje firma. Lista nie jest zamknięta: rozporządzenie zwalnia jeszcze pracodawcę ze szkolenia dla wykonujących zadania służby bhp, gdy spełnia wymagania kwalifikacyjne dla tej służby (§ 13 ust. 2).

• Ten sam pracownik na tym samym stanowisku. Szkolenie przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę.
• Stanowiska administracyjno-biurowe w firmach o niskim ryzyku. Szkolenie okresowe nie jest wymagane, gdy przeważająca działalność pracodawcy mieści się w grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, chyba że ocena ryzyka zawodowego wykaże, że szkolenie jest konieczne.
• Aktualne zaświadczenie od innego pracodawcy. Z pierwszego szkolenia okresowego może być zwolniona osoba, która przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym okresie wymaganego szkolenia okresowego u innego pracodawcy.
• Szkolenie dla innej grupy stanowisk albo szkolenie zawodowe. Liczy się, jeżeli jego program obejmuje zakres tematyczny wymagany na nowym stanowisku.

Zobacz tabelę kategorii ryzyka i sprawdź swoją grupę

Co się zmieniło w dokumentacji

Od 12 grudnia 2025 r. odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do pracy na określonym stanowisku potwierdza się w postaci papierowej albo elektronicznej. Wcześniej przepis znał wyłącznie potwierdzenie na piśmie.

Od 27 stycznia 2026 r. zmienił się też art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy: pracownik potwierdza zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy w postaci papierowej lub elektronicznej. To odrębny obowiązek od karty szkolenia wstępnego i dotyczy zaznajamiania z przepisami dotyczącymi wykonywanych prac oraz instrukcji stanowiskowych.

Uwaga na źródła. Tekst jednolity rozporządzenia ogłoszony w 2024 r. nie zawiera zmiany z grudnia 2025 r., a tekst jednolity Kodeksu pracy z 2025 r. nie zawiera zmiany ze stycznia 2026 r. Kto czyta wyłącznie teksty jednolite, poda dziś nieaktualny stan.

Formy szkolenia i kto może je prowadzić

Samokształcenie kierowane jest tą formą, którą w praktyce nazywa się szkoleniem zdalnym. Przepis nie mówi o platformie ani o filmie, tylko o dwóch rzeczach naraz: materiałach od organizatora oraz zapewnionych konsultacjach. Szkolenie, które daje wyłącznie nagranie i test, nie spełnia definicji.

Jednostką organizacyjną w rozumieniu rozporządzenia jest placówka kształcenia ustawicznego, centrum kształcenia zawodowego, szkoła ponadpodstawowa, podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki, stowarzyszenie, którego celem statutowym jest działalność związana z bhp, albo przedsiębiorca prowadzący działalność oświatową na zasadach określonych w Prawie przedsiębiorców. Warunkiem jest faktyczne prowadzenie działalności szkoleniowej w dziedzinie bhp.

Co zostaje po szkoleniu

• Karta szkolenia wstępnego według wzoru z załącznika nr 2 do rozporządzenia, przechowywana w aktach osobowych pracownika, od grudnia 2025 r. razem z dołączonymi dokumentami elektronicznymi.
• Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego według wzoru z załącznika nr 3, wydane przez organizatora szkolenia. Odpis zaświadczenia trafia do akt osobowych.
• Program szkolenia opracowany dla danej grupy stanowisk na podstawie ramowego programu z załącznika nr 1. Programy aktualnych szkoleń pracodawca przechowuje.
• Dokumentacja organizatora: programy szkolenia, dzienniki zajęć, protokoły przebiegu egzaminów i rejestr wydanych zaświadczeń.

Podstawa: § 5 pkt 6, § 7 ust. 3, § 12 i § 16 ust. 3 i 4 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp

Co grozi za brak szkolenia

Dopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganego szkolenia to naruszenie zakazu z art. 237³ § 1 Kodeksu pracy. Kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami, nie przestrzega przepisów lub zasad bhp, podlega karze grzywny od 2000 do 60 000 zł.

Poza grzywną brak szkolenia ma skutki, których nie widać w taryfikatorze: przy postępowaniu powypadkowym staje się elementem ustaleń o przyczynach zdarzenia, a przy sporze o świadczenia bywa argumentem o zaniedbaniu po stronie pracodawcy.

Szkolenia w systemach zarządzania

Firmy z certyfikatem ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 albo IATF 16949 mają obok obowiązku ustawowego drugi zestaw wymagań. Normy nie zastępują szkoleń z rozporządzenia i nie zwalniają z żadnego terminu. Dokładają do nich warstwę zarządzania kompetencjami: ustal, jakie kompetencje są potrzebne, zapewnij je, oceń skuteczność podjętego działania i zachowaj dowód.

Cztery rzeczy, których wymaga norma, a nie wymaga rozporządzenie

• Ocena skuteczności. Rozporządzenie kończy szkolenie okresowe egzaminem i zaświadczeniem. Norma pyta dalej: czy podjęte działanie dało zamierzony skutek. To osobny zapis, a nie protokół egzaminu.
• Dowód kompetencji, nie tylko szkolenia. Kompetencja opiera się na wykształceniu, szkoleniu albo doświadczeniu. Zaświadczenie ze szkolenia okresowego jest jednym z dowodów, a nie całym dowodem.
• Objęcie osób spoza umowy o pracę. Normy mówią o osobach wykonujących pracę pod nadzorem organizacji, a IATF wprost wymienia pracowników agencyjnych i kontraktowych przy szkoleniu na stanowisku pracy. Rozporządzenie o szkoleniach dotyczy pracowników.
• Świadomość skutków. Pracownik ma wiedzieć nie tylko, jak pracować bezpiecznie, ale też co się stanie, gdy wymagania nie zostaną spełnione. W IATF dochodzi wskazanie, jakie niezgodności mogą wystąpić i jakie będą ich skutki dla klienta.

Czego z kolei wymaga rozporządzenie, a norma nie

Formy szkolenia i minimalnego wymiaru godzin, częstotliwości liczonej od rozpoczęcia pracy na stanowisku, egzaminu przed komisją powołaną przez organizatora, wzoru karty szkolenia wstępnego i wzoru zaświadczenia oraz przechowywania dokumentów w aktach osobowych. Certyfikat nie zastępuje żadnej z tych rzeczy, a audytor jednostki certyfikującej sprawdza je jako zobowiązania zgodności.

Uwaga o źródłach. Treść norm jest chroniona prawem autorskim, więc serwis podaje wyłącznie numery punktów i opisuje własnymi słowami, czego dotyczą. Brzmienie wymagań czyta się w normie kupionej u wydawcy.

Dokumenty do pobrania

Materiały są bezpłatne i nie wymagają rejestracji ani podania adresu poczty. Wzory są edytowalne, z polami do wypełnienia i z instrukcją w treści dokumentu.

Wersja, rozmiar, suma kontrolna SHA-256 i wykaz zmian każdego pliku stoją na stronie Pliki do pobrania. Tam też jest lista tego, czego wzory nie załatwiają.

Które wzory są z rozporządzenia, a które moje

To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne: dwa wzory odwzorowują załączniki do rozporządzenia i ich treści merytorycznej nie wolno zmieniać, reszta jest pomocnicza i wolno ją dostosować do swojej organizacji. Ta sama informacja jest w pliku README w każdym archiwum.

Podstawy prawne

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277, ze zm.), w szczególności art. 237³, art. 237⁴, art. 237⁵ i art. 283.
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1327, ze zm.).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 1640), obowiązuje od 12 grudnia 2025 r.
• Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 25), obowiązuje od 27 stycznia 2026 r.
• Ustawa ogłoszona w Dz. U. z 2026 r. poz. 473, która od 8 lipca 2026 r. podniosła grzywny z art. 281, 282 i 283 Kodeksu pracy.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1874), którego załącznik nr 2 rozstrzyga o kategorii ryzyka.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2003 r. nr 169 poz. 1650, ze zm.), w tym przepisy o pracach szczególnie niebezpiecznych.

Stan każdego z powołanych aktów sprawdzany w rejestrze Sejmu, razem z listą nowelizacji ogłoszonych po tekście jednolitym. Przegląd powtarzany co miesiąc.

Pytania i odpowiedzi

Czy szkolenie okresowe można zrobić przez internet?

Tak, dla wszystkich grup poza stanowiskami robotniczymi. Rozporządzenie nazywa tę formę samokształceniem kierowanym i wymaga dwóch rzeczy naraz: materiałów przekazanych przez organizatora oraz zapewnionych konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców. Dla stanowisk robotniczych rozporządzenie przewiduje wyłącznie instruktaż i nie dopuszcza samokształcenia kierowanego, czyli formy, w której mieści się szkolenie zdalne. Samego miejsca prowadzenia instruktażu przepis nie określa, ale instruktaż odnosi się do konkretnego stanowiska i wykonywanych na nim czynności, więc w praktyce prowadzi się go w zakładzie. To wniosek z konstrukcji przepisu, a nie jego dosłowne brzmienie.

Podstawa: § 1a pkt 5 oraz § 15 ust. 1 i 2 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp

Czy pracownik biurowy musi mieć szkolenie okresowe?

Zależy od tego, w jakiej grupie działalności figuruje pracodawca. Jeżeli przeważająca działalność mieści się w grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, szkolenie okresowe pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym nie jest wymagane. Wyjątek: ocena ryzyka zawodowego wykazała, że jest konieczne. Szkolenie wstępne trzeba przeprowadzić niezależnie od kategorii ryzyka. Jedyny wyjątek to podjęcie pracy na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy bezpośrednio po poprzedniej umowie.

Podstawa: art. 237³ § 2² Kodeksu pracy

Czy pracownik biurowy potrzebuje instruktażu stanowiskowego?

Rozporządzenie wymaga instruktażu stanowiskowego przed dopuszczeniem do pracy na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych. Nie wymienia stanowisk biurowych wprost, więc rozstrzyga ocena ryzyka zawodowego na konkretnym stanowisku.

W praktyce praca przy monitorze ekranowym wiąże się z czynnikami uciążliwymi: obciążeniem narządu wzroku i układu mięśniowo-szkieletowego. Wskazuje na to samo rozporządzenie o monitorach, które każe oceniać właśnie te obciążenia. Dlatego u większości pracodawców instruktaż stanowiskowy prowadzi się także dla stanowisk biurowych i jest to rozwiązanie bezpieczniejsze niż jego pominięcie. To wniosek z zestawienia dwóch przepisów, a nie zapis, który da się zacytować.

Podstawa: § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp oraz § 5 ust. 1 rozporządzenia o stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

Kierownik w biurze to grupa administracyjno-biurowa czy inna?

Inna. Osoby kierujące pracownikami należą do pierwszej grupy stanowisk, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy w hali. Oznacza to pierwsze szkolenie okresowe do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku i powtarzanie nie rzadziej niż raz na 5 lat, a nie raz na 6 lat.

Awans na kierownika zespołu zmienia więc obowiązki szkoleniowe, nawet gdy biurko i zakres zadań w dużej części zostają te same. To jeden z częstszych braków w dokumentacji: pracownik awansuje, a termin szkolenia liczy się dalej według starej grupy.

Podstawa: § 14 ust. 2 pkt 1 oraz § 15 ust. 2 i 4 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp

Od kiedy liczy się termin pierwszego szkolenia okresowego?

Od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku, a nie od zatrudnienia w firmie. Dla pracodawców i osób kierujących pracownikami termin wynosi do 6 miesięcy, dla pozostałych grup do 12 miesięcy. Przeniesienie pracownika na stanowisko z innej grupy otwiera nowy bieg terminu.

Podstawa: § 15 ust. 4 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp

Czy kartę szkolenia wstępnego można podpisać elektronicznie?

Od 12 grudnia 2025 r. tak. Potwierdzenie w postaci elektronicznej polega na tym, że pracodawca sporządza w karcie adnotację w miejscu przeznaczonym na podpis, a do karty dołącza dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej zawierające potwierdzenie albo ich odwzorowanie. Karta razem z załącznikami jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Podstawa: § 12 ust. 1, 1a do 1c i 3 rozporządzenia, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem z 24 listopada 2025 r.

Kto może prowadzić instruktaż ogólny, a kto stanowiskowy?

Instruktaż ogólny prowadzi pracownik służby bhp, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby, pracodawca, który sam je wykonuje, albo wyznaczony pracownik z odpowiednim zasobem wiedzy i aktualnym zaświadczeniem o ukończeniu wymaganego szkolenia bhp. Instruktaż stanowiskowy przeprowadza wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami albo sam pracodawca, o ile mają odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i są przeszkoleni w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.

Podstawa: § 10 ust. 2 i § 11 ust. 5 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp

Czy trzeba powtórzyć instruktaż stanowiskowy przy zmianach na stanowisku?

Tak, gdy na stanowisku robotniczym albo innym z narażeniem wprowadzono zmiany warunków techniczno-organizacyjnych: zmianę procesu technologicznego, zmianę organizacji stanowisk, wprowadzenie substancji szkodliwej albo niebezpiecznej, nowe lub zmienione narzędzia, maszyny i inne urządzenia. Tematyka i czas trwania takiego instruktażu zależą od rodzaju i zakresu zmian.

Podstawa: § 11 ust. 3 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp

Czy szkolenie okresowe kończy się egzaminem?

Tak. Szkolenie okresowe oraz szkolenie pracodawcy wykonującego zadania służby bhp kończą się egzaminem sprawdzającym przyswojenie wiedzy objętej programem i umiejętności wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp. Egzamin przeprowadza się przed komisją powołaną przez organizatora szkolenia, a potwierdzeniem jest zaświadczenie.

Podstawa: § 16 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp

Czy szkolenie odbywa się w czasie pracy i kto za nie płaci?

Szkolenia z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Dotyczy to zarówno szkolenia przed dopuszczeniem do pracy, jak i szkoleń okresowych.

Podstawa: art. 237³ § 3 Kodeksu pracy

Historia zmian serwisu

Serwis opisuje stan prawny, a ten się zmienia. Poniżej wykaz zmian razem z ich powodem. Rozdzielam cztery rzeczy: zmianę przepisu, korektę tego, co serwis o przepisie pisał, aktualizację danych oraz zmianę w samym serwisie, która treści prawnej nie dotyka. Obwieszczenie o tekście jednolitym nie jest zmianą prawa i nie trafia do tej tabeli jako zmiana.

Pełny wykaz powoływanych aktów wraz z datą ostatniej weryfikacji każdego z nich jest w rejestrze aktów prawnych, odświeżanym co miesiąc.

Serwis ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnego przypadku. Stan prawny podany w stopce.