Szkolenie okresowe ma zaktualizować i ugruntować wiedzę oraz zaznajomić uczestników z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi. Odbywają je wszyscy poza tymi, których przepis zwalnia. Kończy się egzaminem i zaświadczeniem.
Sześć grup stanowisk
Rozporządzenie wymienia sześć grup. Przypisanie pracownika do grupy rozstrzyga o częstotliwości, o terminie pierwszego szkolenia i o dopuszczalnej formie, więc jest to pierwsza decyzja, którą trzeba podjąć i zapisać.
- Osoby będące pracodawcami oraz inne osoby kierujące pracownikami, w szczególności kierownicy, mistrzowie i brygadziści.
- Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych.
- Pracownicy inżynieryjno-techniczni, w tym projektanci, konstruktorzy maszyn i innych urządzeń technicznych, technolodzy i organizatorzy produkcji.
- Pracownicy służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz inne osoby wykonujące zadania tej służby.
- Pracownicy na stanowiskach administracyjno-biurowych.
- Pracownicy niewymienieni wyżej, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Podstawa: § 14 ust. 2 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Grupa szósta jest workiem, który zamyka system. Pracownik, który nie jest ani robotnikiem, ani inżynierem, ani kierownikiem, ani pracownikiem służby bhp, ani osobą na stanowisku administracyjno-biurowym, trafia do grupy szóstej, jeżeli jego praca wiąże się z narażeniem albo z odpowiedzialnością w zakresie bhp. Dopiero brak jednej i drugiej przesłanki oznacza, że szkolenie okresowe go nie dotyczy.
Częstotliwość i termin pierwszego szkolenia
| Grupa | Jak często | Pierwsze szkolenie | Dopuszczalna forma |
|---|---|---|---|
| Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami | nie rzadziej niż raz na 5 lat | do 6 miesięcy | kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane |
| Stanowiska robotnicze | nie rzadziej niż raz na 3 lata | do 12 miesięcy | instruktaż |
| Stanowiska robotnicze przy pracach szczególnie niebezpiecznych | nie rzadziej niż raz w roku | do 12 miesięcy | instruktaż |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni | nie rzadziej niż raz na 5 lat | do 12 miesięcy | kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane |
| Służba bhp i osoby wykonujące jej zadania | nie rzadziej niż raz na 5 lat | do 12 miesięcy | kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane |
| Stanowiska administracyjno-biurowe | nie rzadziej niż raz na 6 lat | do 12 miesięcy | kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane |
| Pozostali z narażeniem albo z odpowiedzialnością w zakresie bhp | nie rzadziej niż raz na 5 lat | do 12 miesięcy | kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane |
Podstawa: § 15 ust. 1, 2 i 4 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Terminy liczy się od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. Pracownik przeniesiony na stanowisko należące do innej grupy zaczyna nowy bieg terminu, chyba że odbyte wcześniej szkolenie obejmowało zakres tematyczny wymagany na nowym stanowisku.
Prace szczególnie niebezpieczne skracają odstęp do roku. Definicja jest w § 80 ust. 1 ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy: to prace wymienione w rozdziale 6 tego rozporządzenia, prace określone jako szczególnie niebezpieczne w innych przepisach bhp albo w instrukcjach eksploatacji urządzeń i instalacji, a także inne prace o zwiększonym zagrożeniu lub wykonywane w utrudnionych warunkach, uznane za takie przez pracodawcę. Wykaz takich prac występujących w zakładzie pracodawca ustala i aktualizuje (§ 80 ust. 2). Roczny odstęp dotyczy stanowisk, na których takie prace są wykonywane, a nie całego zakładu.
Przy tych pracach dochodzi jeszcze jeden instruktaż, spoza rozporządzenia o szkoleniach. Paragraf 81 pkt 3 ogólnych przepisów bhp wymaga instruktażu pracowników obejmującego imienny podział pracy, kolejność wykonywania zadań oraz wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy przy poszczególnych czynnościach. Jest to instruktaż przed konkretną pracą, a nie szkolenie okresowe, i nie zastępuje żadnego z nich. Do tego § 81 wymaga bezpośredniego nadzoru wyznaczonych osób i odpowiednich środków zabezpieczających.
Podstawa: § 80 i § 81 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2003 r. nr 169 poz. 1650, ze zm.)
Forma szkolenia, w tym zdalna
Dla stanowisk robotniczych rozporządzenie przewiduje wyłącznie instruktaż. Dla pozostałych grup dopuszcza kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane, czyli pozostawia wybór organizatorowi.
| Forma | Minimalny wymiar | Warunek |
|---|---|---|
| Instruktaż | nie krócej niż 2 godziny lekcyjne | Jedyna dopuszczalna forma dla stanowisk robotniczych. |
| Kurs | nie krócej niż 15 godzin lekcyjnych | Zajęcia teoretyczne i praktyczne. |
| Seminarium | nie krócej niż 5 godzin lekcyjnych | Bez wymogu zajęć praktycznych. |
| Samokształcenie kierowane | rozporządzenie nie określa wymiaru | Materiały przekazane przez organizatora oraz zapewnione konsultacje z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców. |
Podstawa: § 1a pkt 1, 3, 5 i 6 oraz § 15 ust. 1 i 2 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Szkolenie zdalne mieści się w definicji samokształcenia kierowanego, o ile spełnia oba warunki naraz. Sam dostęp do nagrania i testu nie wystarcza: przepis wymaga zapewnienia konsultacji. Warto zapisać w programie szkolenia, w jakiej formie i w jakich godzinach konsultacje są dostępne, bo to jedyny ślad, który zostaje po tym warunku.
Program szkolenia
Program szkolenia okresowego, określający szczegółową tematykę, formy realizacji i czas trwania, opracowuje pracodawca albo, w porozumieniu z nim, jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową. Podstawą są ramowe programy z załącznika nr 1 do rozporządzenia, ale program ma być dostosowany do rodzajów i warunków prac wykonywanych przez uczestników.
Programy, na podstawie których prowadzono aktualne szkolenia pracowników, pracodawca przechowuje. Organizator szkolenia prowadzi ponadto dzienniki zajęć, protokoły przebiegu egzaminów i rejestr wydanych zaświadczeń.
Podstawa: § 5 pkt 6 oraz § 7 ust. 1 do 4 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Egzamin i zaświadczenie
Szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym przyswojenie wiedzy objętej programem oraz umiejętności wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp. Egzamin przeprowadza się przed komisją powołaną przez organizatora szkolenia.
Potwierdzeniem ukończenia szkolenia z wynikiem pozytywnym jest zaświadczenie wydane przez organizatora, według wzoru z załącznika nr 3 do rozporządzenia. Odpis zaświadczenia przechowuje się w aktach osobowych uczestnika szkolenia.
Podstawa: § 16 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Kto może być organizatorem. Szkolenie okresowe pracowników może zorganizować i przeprowadzić sam pracodawca albo, na jego zlecenie, jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bhp. Wyjątek dotyczy trzech grup: szkolenie osób będących pracodawcami, pracowników służby bhp oraz instruktorów i wykładowców tematyki bhp prowadzą wyłącznie takie jednostki.
Podstawa: § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Jak sprawdzić, czy szkolenie zadziałało
Egzamin sprawdza przyswojenie wiedzy objętej programem i umiejętności wykonywania pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp. Sprawdza to jednak w sali, zaraz po szkoleniu. Rozporządzenie na tym poprzestaje i niczego więcej nie wymaga: zaświadczenie z egzaminu domyka obowiązek.
Firmy z systemem zarządzania mają obok tego drugi obowiązek, tym razem z normy: ocenić skuteczność podjętego działania, czyli sprawdzić, czy szkolenie zmieniło sposób wykonywania pracy. Egzamin tego nie mierzy, bo wynik testu i zachowanie na stanowisku to dwie różne rzeczy. Poniższy model jest praktyką, a nie wymaganiem przepisu.
| Co sprawdzić | Jak | Co zapisać |
|---|---|---|
| Zachowanie na stanowisku | obserwacja pracy przez bezpośredniego przełożonego, bez zapowiedzi co do godziny | lista zachowań objętych szkoleniem i informacja, czy każde wystąpiło |
| Reakcja na sytuację nietypową | pytanie sytuacyjne opisujące zdarzenie z tego stanowiska: co zrobisz, gdy | odpowiedź udzielona obok odpowiedzi prawidłowej |
| Warunki, które utrudniają bezpieczną pracę | rozmowa z pracownikiem: co przeszkadza pracować tak, jak było na szkoleniu | przyczyna po stronie organizacji, jeżeli występuje |
| Wynik i co dalej | ocena: skuteczne, częściowo skuteczne, nieskuteczne | działanie korygujące, właściciel działania i termin domknięcia |
Wysoki wynik egzaminu przy powtarzalnym błędzie w pracy jest sygnałem, a nie sprzecznością. Zwykle znaczy, że przeszkoda nie leży po stronie wiedzy: brakuje czasu, narzędzia, obsady albo instrukcja opisuje inny stan niż rzeczywisty. Kolejne szkolenie tego nie naprawi, bo problem jest w organizacji pracy, a nie w głowie pracownika.
Kartę do zapisania takiej oceny, z obserwacją, pytaniami sytuacyjnymi i miejscem na działanie korygujące, zawiera pakiet dokumentacji szkoleniowej. Punkty norm, które tego wymagają, wymienia sekcja o szkoleniach w systemach zarządzania.
Szkolenie samego pracodawcy
Pracodawca ma obowiązek odbyć szkolenie w dziedzinie bhp w zakresie niezbędnym do wykonywania ciążących na nim obowiązków i okresowo je powtarzać. Jako osoba kierująca pracownikami mieści się w pierwszej grupie stanowisk: pierwsze szkolenie okresowe do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku, potem nie rzadziej niż raz na 5 lat.
Odrębny obowiązek dotyczy pracodawcy, który sam wykonuje zadania służby bhp. Przed podjęciem tych zadań odbywa szkolenie w formie kursu lub seminarium według programu opartego na ramowym programie z części III załącznika nr 1. Z tego szkolenia zwolniony jest pracodawca spełniający wymagania kwalifikacyjne dla służby bhp.
Podstawa: art. 2373 § 21 Kodeksu pracy oraz § 13 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Błędy, które widać najczęściej
- Termin liczony od daty zatrudnienia w firmie zamiast od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku.
- Pracownik przeniesiony na stanowisko robotnicze rozliczany dalej z pięcioletniego odstępu.
- Szkolenie okresowe pracowników na stanowiskach robotniczych prowadzone zdalnie, mimo że rozporządzenie przewiduje dla nich wyłącznie instruktaż.
- Pracodawca szkolący okresowo sam siebie, choć jego szkolenie musi przeprowadzić jednostka organizacyjna.
- Brak egzaminu albo brak protokołu z jego przebiegu przy szkoleniu prowadzonym własnymi siłami.
- Zaświadczenie wydane bez odpisu w aktach osobowych.
- Roczny odstęp stosowany do całego zakładu zamiast do stanowisk, na których wykonuje się prace szczególnie niebezpieczne.
Planer terminów szkoleń okresowych
Arkusz liczy termin następnego szkolenia z daty ostatniego i z grupy stanowisk, a potem pokazuje, komu termin mija w najbliższych miesiącach. Zawiera też pola na numer zaświadczenia i organizatora.