Ta strona prowadzi od pytania „czy tego pracownika trzeba szkolić” do jednej z sześciu odpowiedzi. Sześć kroków, w każdym jedno rozstrzygnięcie i przepis, z którego ono wynika. Na końcu jest tabela wyników: rodzaj szkolenia, termin, dopuszczalna forma i dokument, który po nim zostaje.
Czego ta ścieżka nie rozstrzyga. Nie zastąpi oceny ryzyka zawodowego ani ustalenia, czy na stanowisku występuje narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne. To są ustalenia faktyczne, robione w zakładzie, a nie odczytane z przepisu. Ścieżka pokazuje, które z nich są potrzebne i w którym miejscu przesądzają.
Krok 1. Czy pracownik dopiero zaczyna pracę na tym stanowisku
Szkolenie wstępne przeprowadza się przed dopuszczeniem do pracy. Dotyczy nowo zatrudnionego, a także pracownika przenoszonego na stanowisko robotnicze albo takie, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne. Instruktaż ogólny odbywa każdy nowo zatrudniony, instruktaż stanowiskowy tylko na stanowiskach z tej grupy.
Podstawa: art. 2373 § 2 Kodeksu pracy, § 10 ust. 1 i § 11 ust. 1 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Jedyny przypadek, w którym szkolenia wstępnego nie ma. Pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę. Trzy warunki muszą wystąpić naraz: ten sam pracodawca, to samo stanowisko i brak przerwy między umowami. Bieg szkoleń okresowych nie zeruje się i liczy się dalej.
Podstawa: art. 2373 § 2 zdanie drugie Kodeksu pracy
Krok 2. Ustal grupę stanowisk, a nie nazwę stanowiska
Terminy szkoleń okresowych są przypisane do grup stanowisk z rozporządzenia, a nie do nazw z umowy o pracę. Ta sama nazwa może trafić do dwóch różnych grup, a od grupy zależy zarówno termin pierwszego szkolenia, jak i odstęp między kolejnymi.
Najczęstsza pomyłka w biurze. Osoba, która kieruje pracownikami, należy do grupy pracodawców i osób kierujących pracownikami, nawet jeżeli pracuje przy biurku i nazywa się kierownikiem biura. To pierwsze szkolenie okresowe w okresie do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku i powtarzanie nie rzadziej niż raz na 5 lat, a nie do 12 miesięcy i raz na 6 lat jak na stanowisku administracyjno-biurowym.
Podstawa: § 14 ust. 2 oraz § 15 ust. 2 i 4 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Sześć grup i przypisane im terminy opisuje strona o szkoleniu okresowym. Do ustalenia grupy służy arkusz z pakietu dokumentacji, wypełniany raz na stanowisko.
Krok 3. Sprawdź, czy pracownik wykonuje pracę zdalną
Praca zdalna działa w tej ścieżce w dwie strony i obie łatwo przeoczyć, bo żadnej z nich nie ma w rozporządzeniu o szkoleniu.
- Odbiera zwolnienie. Do pracownika wykonującego pracę zdalną nie stosuje się przepisu, który zwalnia stanowiska administracyjno-biurowe ze szkolenia okresowego. Taki pracownik ma szkolenie okresowe na zasadach ogólnych, niezależnie od kategorii ryzyka pracodawcy.
- Otwiera formę elektroniczną. Szkolenie wstępne pracownika, którego praca zdalna została uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę i który ma wykonywać pracę biurową, może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Ukończenie szkolenia pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej.
Podstawa: art. 6731 § 2 i § 3 Kodeksu pracy
Krok 4. Sprawdź, czy działa zwolnienie ze szkolenia okresowego
Zwolnienie stanowisk administracyjno-biurowych nie wynika z tego, że praca jest biurowa. Wymaga trzech ustaleń naraz: przeważająca działalność pracodawcy mieści się w grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, ocena ryzyka zawodowego nie wykazała konieczności szkolenia, a pracownik nie wykonuje pracy zdalnej. Brak któregokolwiek z nich przywraca obowiązek.
Całą procedurę, wraz z tabelą 64 grup działalności i ich kategorii ryzyka, opisuje strona o zwolnieniach ze szkoleń.
Podstawa: art. 2373 § 22 Kodeksu pracy
Krok 5. Policz termin
Termin pierwszego szkolenia okresowego liczy się od rozpoczęcia pracy na stanowisku, a nie od podpisania umowy. Kolejny termin liczy się od daty ostatniego szkolenia, według odstępu właściwego dla grupy stanowisk. Oba rachunki wykonuje planer terminów, do pobrania na stronie głównej.
Odstępy z rozporządzenia są terminami maksymalnymi. Częstotliwość szkoleń okresowych pracodawca ustala po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami i może szkolić częściej, niż wymaga rozporządzenie. Rzadziej nie może.
Podstawa: § 15 ust. 3 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Krok 6. Sprawdź, czy pracownik zrozumiał
Ostatni krok nie jest formalnością. Zakaz dopuszczenia do pracy dotyczy pracownika, który nie ma dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Podpis na karcie dowodzi odbycia instruktażu, nie dowodzi zrozumienia. Co z tym zrobić, opisuje sekcja o szkoleniu w języku zrozumiałym dla pracownika.
Podstawa: art. 2373 § 1 Kodeksu pracy
Sześć wyników
| Sytuacja | Co przeprowadzić | Termin | Forma | Dokument |
|---|---|---|---|---|
| Nowo zatrudniony na stanowisku robotniczym albo z narażeniem | instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy | przed dopuszczeniem do wykonywania pracy | instruktaż, czyli forma szkolenia trwająca nie krócej niż 2 godziny lekcyjne | karta szkolenia wstępnego w aktach osobowych |
| Nowo zatrudniony na stanowisku biurowym bez narażenia | instruktaż ogólny; instruktaż stanowiskowy dopiero wtedy, gdy na stanowisku występuje narażenie | przed dopuszczeniem do wykonywania pracy | instruktaż, przy uzgodnionej przy zatrudnieniu pracy zdalnej biurowej dopuszczalna w całości forma elektroniczna | karta szkolenia wstępnego w aktach osobowych |
| Ten sam pracownik, to samo stanowisko, kolejna umowa bez przerwy | szkolenie wstępne nie jest wymagane; szkolenia okresowe biegną dalej | bez nowego terminu wstępnego | nie dotyczy | dotychczasowa karta; termin okresowego liczony jak wcześniej |
| Pracodawca albo inna osoba kierująca pracownikami | szkolenie okresowe | pierwsze do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku, potem nie rzadziej niż raz na 5 lat | kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane | zaświadczenie o ukończeniu szkolenia, odpis w aktach osobowych |
| Stanowisko administracyjno-biurowe, kategoria ryzyka nie wyższa niż trzecia, ocena ryzyka bez wskazania, bez pracy zdalnej | szkolenie okresowe nie jest wymagane | do ponownego sprawdzenia przy zmianie kategorii ryzyka albo po nowej ocenie ryzyka | nie dotyczy | zapisana decyzja z datą, kategorią ryzyka i wynikiem oceny ryzyka |
| Zmiana warunków techniczno-organizacyjnych na stanowisku robotniczym albo z narażeniem | instruktaż stanowiskowy przygotowujący do pracy w zmienionych warunkach | przed dopuszczeniem do pracy w nowych warunkach | instruktaż, o tematyce i czasie zależnych od zakresu zmian | rozporządzenie nie wskazuje odrębnego dokumentu; w praktyce zapis w karcie albo osobne potwierdzenie |
Podstawa: art. 2373 Kodeksu pracy oraz § 10, § 11, § 12, § 14 i § 15 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp. Ostatni wiersz w kolumnie o dokumencie jest wnioskiem z praktyki, a nie zapisem, który da się zacytować: rozporządzenie nakazuje przeprowadzić instruktaż po zmianie warunków, ale nie wskazuje dla niego osobnego wzoru.
Kiedy odpowiedź brzmi „to wymaga oceny”
Trzy pytania z tej ścieżki nie mają odpowiedzi w przepisie i rozstrzyga je stan faktyczny w zakładzie. Jeżeli którekolwiek zostaje bez odpowiedzi, wynik ścieżki jest jeden: sprawdzić, a do tego czasu szkolić.
- Czy na stanowisku występuje narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne Przesądza o tym, czy potrzebny jest instruktaż stanowiskowy. Odpowiedź daje ocena ryzyka zawodowego i wyniki badań środowiska pracy, a nie nazwa stanowiska.
- Czy ocena ryzyka wykazała konieczność szkolenia okresowego w biurze Zwolnienie działa dopiero wtedy, gdy odpowiedź brzmi „nie”. Brak aktualnej oceny ryzyka to nie jest odpowiedź przecząca.
- Do której grupy stanowisk należy stanowisko Grupę ustala się raz, na piśmie, z uzasadnieniem. Arkusz do tego jest w pakiecie dokumentacji szkoleniowej.
Nie masz pewności, jak zakwalifikować stanowisko
Prowadzę szkolenia wstępne i okresowe dla wszystkich grup stanowisk, stacjonarnie i zdalnie, razem z dokumentacją. Napisz, jakie stanowiska są w firmie, a odpiszę, co z nich wynika dla obowiązku szkolenia.