Szkolenie wstępne odbywa się przed dopuszczeniem do pracy i składa się z dwóch części: instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego. Obie prowadzi się w formie instruktażu, według programu opracowanego dla danej grupy stanowisk. Po szkoleniu zostaje jeden dokument: karta szkolenia wstępnego.
Kto odbywa szkolenie wstępne
| Osoba | Instruktaż ogólny | Instruktaż stanowiskowy |
|---|---|---|
| Nowo zatrudniony pracownik | tak, przed dopuszczeniem do wykonywania pracy | tak, jeżeli stanowisko jest robotnicze albo występuje na nim narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne |
| Pracownik przenoszony na stanowisko robotnicze albo z narażeniem | nie, jeżeli odbył go przy zatrudnieniu | tak, przed dopuszczeniem do pracy na nowym stanowisku |
| Student odbywający u pracodawcy praktykę studencką | tak | tak |
| Uczeń odbywający praktyczną naukę zawodu | tak | tak |
| Pracownik innego pracodawcy wykonujący pracę na terenie zakładu | nie, ale pracodawca zapewnia poinformowanie go o zagrożeniach dla bezpieczeństwa i zdrowia podczas pracy na tym terenie, a pracownik potwierdza to podpisem | nie |
Podstawa: § 2 ust. 2, § 10 ust. 1 i § 11 ust. 1 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Jeden wyjątek od szkolenia przed dopuszczeniem do pracy. Szkolenie nie jest wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę. Słowo „bezpośrednio” jest tu istotne: przerwa między umowami zamyka ten wyjątek.
Podstawa: art. 2373 § 2 zdanie drugie Kodeksu pracy
Instruktaż ogólny
Instruktaż ogólny ma zapewnić zapoznanie się z podstawowymi przepisami bhp zawartymi w Kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami i zasadami bhp obowiązującymi w danym zakładzie pracy oraz z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.
Prowadzi go pracownik służby bhp, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby, pracodawca, który sam wykonuje takie zadania, albo pracownik wyznaczony przez pracodawcę. Ten ostatni musi mieć zasób wiedzy i umiejętności zapewniający właściwą realizację programu oraz aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie bhp.
Ramowy program instruktażu ogólnego z załącznika nr 1 do rozporządzenia obejmuje istotę bezpieczeństwa i higieny pracy, zakres obowiązków i uprawnień, odpowiedzialność za naruszenia, zasady poruszania się po terenie zakładu, zagrożenia i podstawowe zasady bhp, porządek i czystość, profilaktyczną opiekę lekarską, ochronę przeciwpożarową oraz postępowanie w razie wypadku i w sytuacjach zagrożenia, w tym zasady udzielania pierwszej pomocy.
Instruktaż stanowiskowy
Instruktaż stanowiskowy ma zapoznać z czynnikami środowiska pracy występującymi na stanowisku i z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, ze sposobami ochrony przed zagrożeniami oraz z metodami bezpiecznego wykonywania pracy.
- Kto prowadzi. Wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami albo sam pracodawca, o ile mają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkoleni w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.
- Ile trwa. Rozporządzenie nie podaje sztywnej liczby godzin. Czas trwania zależy od przygotowania zawodowego pracownika, dotychczasowego stażu pracy oraz rodzaju pracy i zagrożeń na stanowisku. Instruktaż jako forma szkolenia trwa nie krócej niż 2 godziny lekcyjne.
- Kilka stanowisk. Pracownik wykonujący pracę na kilku stanowiskach odbywa instruktaż stanowiskowy na każdym z nich.
- Zmiany na stanowisku. Zmiana procesu technologicznego, organizacji stanowisk, wprowadzenie substancji szkodliwej albo niebezpiecznej, nowe lub zmienione narzędzia, maszyny i urządzenia wymagają instruktażu przygotowującego do pracy w zmienionych warunkach.
- Jak się kończy. Sprawdzianem wiedzy i umiejętności, który jest podstawą dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Podstawa: § 9 ust. 2 oraz § 11 ust. 2 do 6 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Kiedy instruktaż stanowiskowy trzeba powtórzyć
Instruktaż stanowiskowy nie jest zdarzeniem jednorazowym przy zatrudnieniu. Rozporządzenie wymaga powtórzenia go, gdy na stanowisku zmieniają się warunki techniczno-organizacyjne. Pracownik odbywa wtedy instruktaż przygotowujący go do bezpiecznego wykonywania pracy w zmienionych warunkach, a tematyka i czas zależą od rodzaju i zakresu zmian.
| Zdarzenie na stanowisku | Co je uruchamia w praktyce |
|---|---|
| Zmiana procesu technologicznego | nowa receptura, inna kolejność operacji, zmiana parametrów pracy linii |
| Zmiana organizacji stanowisk pracy | przestawienie stanowiska, zmiana obsady, połączenie dwóch stanowisk w jedno |
| Wprowadzenie substancji o działaniu szkodliwym dla zdrowia albo niebezpiecznym | nowy środek chemiczny, zmiana dostawcy z inną kartą charakterystyki |
| Nowe albo zmienione narzędzia, maszyny i inne urządzenia | zakup maszyny, wymiana sterowania, przezbrojenie, zmiana osprzętu |
| Praca na kilku stanowiskach | instruktaż odbywa się na każdym z tych stanowisk osobno, a nie raz dla wszystkich |
Podstawa: § 11 ust. 2 i 3 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp
Zakres tego obowiązku jest węższy, niż się wydaje. Powtórzenie instruktażu po zmianie warunków dotyczy stanowisk robotniczych oraz innych, na których występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne. Na stanowisku biurowym bez narażenia rozporządzenie takiego obowiązku nie stawia. Nie znosi to obowiązku zaznajomienia pracownika z nowymi zasadami i instrukcjami, który wynika z Kodeksu pracy i dotyczy każdego stanowiska.
Podstawa: § 11 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie bhp, art. 2374 § 1 i 2 Kodeksu pracy
Karta szkolenia wstępnego, także elektroniczna
Odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku potwierdzają, odpowiednio, pracownik oraz kierownik komórki organizacyjnej. Od 12 grudnia 2025 r. potwierdzenie może mieć postać papierową albo elektroniczną.
| Postać | Jak wygląda | Co trafia do akt osobowych |
|---|---|---|
| Papierowa | Potwierdzenie na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, według wzoru z załącznika nr 2 do rozporządzenia. | Karta szkolenia wstępnego. |
| Elektroniczna | Pracodawca sporządza w karcie adnotację w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika albo kierownika komórki organizacyjnej, a do karty dołącza dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej zawierające potwierdzenie albo ich odwzorowanie. | Karta wraz z dołączonym dokumentem lub dokumentami albo ich odwzorowaniem. |
Podstawa: § 12 ust. 1, 1a, 1b, 1c i 3 rozporządzenia, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. (Dz. U. poz. 1640)
Co ta zmiana naprawdę wprowadziła. Nie chodzi tylko o zgodę na podpis elektroniczny. Przepis dopuszcza potwierdzenie w postaci elektronicznej, ale wymaga, żeby karta szkolenia wstępnego dalej istniała i żeby to w niej stanęła adnotacja. Do tego dopisano wprost obowiązek przechowywania karty razem z załącznikami w aktach osobowych pracownika, czego poprzednie brzmienie nie mówiło o załącznikach.
To nie to samo co potwierdzenie z art. 2374 Kodeksu pracy. Karta szkolenia wstępnego dokumentuje odbycie instruktażu. Odrębnym obowiązkiem jest zaznajomienie pracowników z przepisami i zasadami bhp dotyczącymi wykonywanych przez nich prac oraz wydanie instrukcji stanowiskowych; zapoznanie się z nimi pracownik potwierdza osobno. Od 27 stycznia 2026 r. to potwierdzenie również może mieć postać papierową lub elektroniczną.
Podstawa: art. 2374 § 1 do § 3 Kodeksu pracy, w brzmieniu nadanym ustawą z 4 grudnia 2025 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 25)
Szkolenie wstępne przy pracy zdalnej
Jeżeli praca zdalna została uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę, a stanowisko jest administracyjno-biurowe, całe szkolenie wstępne wolno przeprowadzić za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Ukończenie szkolenia pracownik potwierdza w postaci papierowej albo elektronicznej.
Trzy warunki, wszystkie naraz. Uzgodnienie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę, a nie w trakcie zatrudnienia, stanowisko administracyjno-biurowe oraz zachowanie treści programu. Przy uzgodnieniu pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia przepis nie ma zastosowania, bo szkolenie wstępne odbyło się już wcześniej.
Podstawa: art. 6731 § 2 w związku z art. 6719 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy
Niezależnie od formy szkolenia pracodawca ma wobec pracownika zdalnego obowiązki z działu dziesiątego Kodeksu pracy, z wyłączeniami wymienionymi w art. 6731 § 1. Przy ocenie ryzyka zawodowego uwzględnia się wpływ pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne, a na jej podstawie przygotowuje informację o organizacji stanowiska, zasadach bezpiecznej pracy, czynnościach po zakończeniu pracy i postępowaniu w sytuacjach awaryjnych. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik potwierdza oświadczeniem, że się z nimi zapoznał.
Podstawa: art. 6731 § 1, § 5 i § 6 Kodeksu pracy
Szkolenie w języku zrozumiałym dla pracownika
Zakaz dopuszczenia do pracy jest w Kodeksie pracy zbudowany wokół stanu wiedzy pracownika, a nie wokół dokumentu. Nie wolno dopuścić do pracy osoby, która nie ma wymaganych kwalifikacji, potrzebnych umiejętności ani dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Podpis na karcie szkolenia wstępnego dowodzi, że instruktaż się odbył. Nie dowodzi, że pracownik zrozumiał, o czym był.
Podstawa: art. 2373 § 1 Kodeksu pracy
Ten sam wniosek wynika z przepisów o instrukcjach bhp: instrukcje mają wskazywać czynności do wykonania przed rozpoczęciem pracy, zasady i sposoby bezpiecznego jej wykonywania, czynności po zakończeniu oraz postępowanie w sytuacjach awaryjnych, i mają to robić w sposób zrozumiały dla pracowników. Instrukcja w języku, którego pracownik nie zna, nie spełnia tego warunku.
Podstawa: § 41 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy
Czego przepis nie mówi. Ani Kodeks pracy, ani rozporządzenie o szkoleniu nie wymieniają języka szkolenia i nie nakazują tłumacza. Wymóg zrozumiałości jest sformułowany przez cel, a nie przez środek: to pracodawca dobiera sposób i to on odpowiada za skutek. Poniższa lista jest praktyką, a nie cytatem z przepisu.
- Ustal język przed instruktażem, nie po nim Pytanie o język, w którym pracownik swobodnie czyta i rozumie mowę, zadaje się przy przyjęciu do pracy. Deklaracja „rozumiem po polsku” złożona przy podpisywaniu umowy bywa uprzejmością wobec pracodawcy, a nie opisem stanu faktycznego.
- Materiał w zrozumiałym języku Instrukcje stanowiskowe, karta oceny ryzyka i zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych w języku, którym pracownik się posługuje, albo dwujęzycznie, kolumna obok kolumny.
- Pokaz zamiast opowieści Instruktaż stanowiskowy ma i tak obejmować pokaz oraz próbną pracę wykonaną przez pracownika pod okiem instruktora. Przy barierze językowej to ta część niesie najwięcej treści, więc nie skraca się jej, tylko wydłuża.
- Sprawdzenie przez odtworzenie, nie przez potakiwanie Zamiast pytania „czy wszystko jasne” prośba o pokazanie: gdzie jest wyłącznik awaryjny, co robisz przy rozlaniu, jak zakładasz ochronę. Pytanie zamknięte na końcu instruktażu prowadzonego w obcym języku zawsze dostaje odpowiedź twierdzącą.
- Tłumacz albo pracownik pośredniczący Jeżeli tłumaczy inny pracownik, warto zapisać kto i kiedy. To jest dowód staranności, a przy zdarzeniu wypadkowym pierwsze pytanie inspektora brzmi, w jakim języku prowadzono instruktaż.
- Zapis w dokumentacji W karcie szkolenia wstępnego jest miejsce na uwagi. Adnotacja o języku instruktażu, użytych materiałach i sposobie sprawdzenia zrozumienia kosztuje jedną linijkę, a jest jedynym śladem, że warunek z art. 2373 § 1 był w ogóle rozważany.
Błędy, które widać najczęściej
- Instruktaż stanowiskowy pominięty na stanowisku nierobotniczym, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne. Przepis nie mówi wyłącznie o stanowiskach robotniczych.
- Karta szkolenia wstępnego wypełniona po fakcie, z datą wsteczną. Instruktaż ma poprzedzać dopuszczenie do pracy, a sprawdzian z instruktażu stanowiskowego jest podstawą tego dopuszczenia.
- Instruktaż ogólny prowadzony przez osobę bez aktualnego zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia bhp.
- Brak powtórzenia instruktażu stanowiskowego po wymianie maszyny albo zmianie technologii.
- Program szkolenia przepisany z ramowego programu bez dostosowania do rodzaju i warunków prac wykonywanych przez uczestników. Rozporządzenie wymaga programu opracowanego dla określonych grup stanowisk, na podstawie ramowego.
- Karta trzymana w segregatorze szkoleń zamiast w aktach osobowych pracownika.
Wzory dokumentów szkolenia wstępnego
Karta szkolenia wstępnego w wersji papierowej i z adnotacją elektroniczną, program instruktażu ogólnego i stanowiskowego, upoważnienie do prowadzenia instruktażu i sprawdzian wiadomości. Wszystko w jednym pakiecie, bez rejestracji.