Informacja o substancjach CMR to jedyny obowiązek z tego obszaru, który ma sztywną datę w kalendarzu. Składa się ją do dwóch urzędów naraz, na jednym wzorze, za rok poprzedni. Poniżej jest formularz część po części, razem z tym, co się w każdą z nich wpisuje.
Kto składa i do kogo
Składa pracodawca zatrudniający pracownika przy pracach powodujących konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami, mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym. Adresaci są dwaj i informację dostaje każdy z nich.
| Rodzaj pracodawcy | Adresaci |
|---|---|
| Pracodawca w trybie zwykłym | właściwy państwowy wojewódzki inspektor sanitarny oraz właściwy okręgowy inspektor pracy |
| Jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowane | komendant właściwego terytorialnie wojskowego ośrodka medycyny prewencyjnej, w tym samym trybie, terminie i na tym samym wzorze |
Podstawa: § 6 ust. 2 i 4 rozporządzenia o substancjach CMR
Właściwość miejscowa liczy się według miejsca wykonywania pracy. Formularz przewiduje na to osobne pole: część A zawiera zarówno adres siedziby głównej pracodawcy, jak i, jeżeli jest inny, stały adres wykonywania pracy, oba z podaniem województwa, powiatu i gminy. Przy zakładzie działającym w innym województwie niż siedziba to właśnie ten drugi adres wyznacza inspektora wojewódzkiego i okręgowego.
Terminy
- niezwłocznie Po rozpoczęciu działalności. Pierwsza informacja nie czeka na styczeń. Składa się ją niezwłocznie po rozpoczęciu działalności, w której występują czynniki CMR.
- do 15 stycznia Corocznie, za rok poprzedni. Informacja obejmuje dane za rok kalendarzowy, który się zakończył.
- na wniosek Na żądanie organu. Państwowy wojewódzki inspektor sanitarny albo okręgowy inspektor pracy może zażądać informacji poza terminem rocznym.
Podstawa: § 6 ust. 2 rozporządzenia o substancjach CMR
Formularz część po części
Wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia i dzieli się na część ogólną oraz część szczegółową. Część ogólna ma cztery sekcje.
- A. Dane identyfikacyjne Nazwa pracodawcy, NIP, adres siedziby głównej z województwem, powiatem i gminą, telefon, faks i adres poczty elektronicznej. Jeżeli stały adres wykonywania pracy jest inny niż adres siedziby, podaje się go osobno, także z podziałem administracyjnym. Na końcu dział gospodarki według PKD.
- B.I. Substancje chemiczne o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym Najpierw liczby zbiorcze: mężczyzn, kobiet i w tym kobiet w wieku do 45 lat, zatrudnionych przy pracach z co najmniej jedną substancją z tabeli, bez względu na stężenie. Potem tabela, w której każdy wiersz to jedna substancja: nazwa, numer identyfikacyjny (CAS, WE albo indeksowy), a następnie liczby zatrudnionych w podziale na stężenia do 0,1 wartości NDS włącznie i pozostałe, osobno mężczyźni i kobiety, a wśród kobiet osobno te w wieku do 45 lat.
- B.II. Promieniowanie jonizujące Liczby narażonych w tym samym podziale. Promieniowanie jonizujące jest w załączniku nr 1 jedynym czynnikiem fizycznym uznanym za rakotwórczy.
- B.III. Procesy technologiczne Liczby zatrudnionych przy pracach z co najmniej jednym procesem z załącznika nr 1, bez względu na stężenie, a następnie tabela z nazwą procesu i podziałem według progu 0,1 wartości NDS substancji będącej przyczyną działania rakotwórczego lub mutagennego.
- B.IV. Uzasadnienie konieczności stosowania Pole opisowe. Odpowiada elementowi rejestru prac z § 6 ust. 1 pkt 2.
- C. Informacje o stanowiskach pracy Wykaz stanowisk, na których wykonywane są prace z czynnikami CMR, bez względu na stężenie. Dla każdego z nich wypełnia się część szczegółową.
- D. Środki profilaktyczne Pytanie o system informowania pracowników wraz z formą informacji (instrukcja ustna, pisemna, materiały szkoleniowe), a następnie czternaście pytań o zastosowanie konkretnych środków, każde z odpowiedzią tak albo nie. Przy zastąpieniu trzeba dodatkowo opisać, co i czym zastąpiono, a przy oszacowaniu ryzyka podać jego wielkość dla każdego czynnika w skali małe, średnie, duże.
Podstawa: część ogólna załącznika nr 2 do rozporządzenia o substancjach CMR
Dwa różne sposoby liczenia w tej samej sekcji. Liczby zbiorcze nad tabelą podaje się bez względu na stężenie, a liczby w tabeli w podziale według progu 0,1 wartości NDS. To nie jest powtórzenie tych samych danych i najczęstszy błąd polega na przepisaniu jednych w miejsce drugich. Objaśnienia do formularza mówią to wprost.
Część szczegółowa
Wypełnia się ją dla każdego stanowiska pracy wymienionego w sekcji C, a wewnątrz niej osobną charakterystykę dla każdej substancji, dla promieniowania jonizującego i dla każdego procesu technologicznego.
- A. Dane charakteryzujące stanowisko pracy Nazwa stanowiska, liczba stanowisk danego typu, lokalizacja, rodzaj produkcji, usług lub innej działalności oraz liczba zatrudnionych na wszystkich zmianach roboczych z podziałem na mężczyzn, kobiety i kobiety w wieku do 45 lat. Na końcu lista czynników występujących na tym stanowisku.
- B. Charakterystyka narażenia na substancje chemiczne Osobno dla każdej substancji: droga narażenia (inhalacyjna, przez skórę), średni czas narażenia w godzinach na zmianę i w dniach na rok, informacja, czy przeprowadzono pomiary stężeń, nazwa substancji oznaczanej i rodzaj metody analitycznej wraz z numerem Polskiej Normy albo źródłem metody spoza normy. Dalej poziom narażenia: najniższe i najwyższe stwierdzone średnie stężenie ważone czasem ośmiogodzinnego narażenia wraz z granicami przedziału ufności, osobne pola dla włókien azbestu i innych włókien mineralnych, a na końcu ilość substancji wytwarzanej lub wykorzystywanej w kilogramach na rok.
- C. Charakterystyka narażenia na promieniowanie jonizujące Rodzaje promieniowania, typy źródeł, rodzaje napromieniania oraz dawki efektywne w podziale na kategorie narażenia A i B.
- D. Charakterystyka procesu technologicznego Wypełniana dla każdego procesu z załącznika nr 1 występującego na stanowisku.
Podstawa: część szczegółowa załącznika nr 2 do rozporządzenia o substancjach CMR
Granice przedziału ufności to nie ozdoba. Formularz żąda ich przy każdym poziomie narażenia. Podaje je sprawozdanie z pomiarów wykonanych przez akredytowane laboratorium. Jeżeli w sprawozdaniu ich nie ma, warto je zamówić razem z pomiarem, bo bez nich pola formularza zostają puste, a wynik pomiaru staje się liczbą bez określonej niepewności.
Informacja zbiorcza od lekarza
Razem z informacją roczną, w tym samym terminie, pracodawca przekazuje jeszcze jeden zestaw danych: zbiorczą informację od lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną o przypadkach nowotworu złośliwego, niekorzystnego wpływu na funkcje seksualne i płodność u dorosłych płci męskiej i żeńskiej lub na rozwój potomstwa, jeżeli lekarz uzna je za wynik zawodowego narażenia na czynnik CMR. Informacja jest zbiorcza i przekazywana z zachowaniem tajemnicy lekarskiej.
Podstawa: § 13 ust. 3 pkt 3 i ust. 4 rozporządzenia o substancjach CMR
Wzmianka o wpływie na rozrodczość jest nowa. Poprzednie rozporządzenie ograniczało tę informację do przypadków nowotworu złośliwego. Rozszerzenie o funkcje seksualne, płodność i rozwój potomstwa weszło razem z objęciem regulacją substancji reprotoksycznych 28 lipca 2024 r. Warto o tym powiedzieć lekarzowi medycyny pracy, bo to on ma tę informację przygotować.
Rejestr centralny
Dane z informacji rocznych nie zostają w wojewódzkiej stacji sanitarno-epidemiologicznej. Państwowi wojewódzcy inspektorzy sanitarni przekazują je dalej, a na ich podstawie Instytut Medycyny Pracy imienia profesora doktora Jerzego Nofera w Łodzi prowadzi Centralny rejestr danych o narażeniu na substancje chemiczne, ich mieszaniny, czynniki lub procesy technologiczne o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym.
Dla jednostek podległych Ministrowi Obrony Narodowej odrębny rejestr prowadzi Wojskowy Instytut Higieny i Epidemiologii imienia Generała Karola Kaczkowskiego w Warszawie, na podstawie danych od komendantów wojskowych ośrodków medycyny prewencyjnej.
Podstawa: § 6 ust. 3 i 5 rozporządzenia o substancjach CMR
Najczęstsze błędy
- Wysłanie informacji tylko do inspekcji sanitarnej, z pominięciem okręgowego inspektora pracy. Przepis wymienia obu adresatów w jednym zdaniu.
- Sporządzenie informacji w dowolnej formie zamiast na wzorze z załącznika nr 2. Wzór jest obowiązkowy.
- Pominięcie części szczegółowej, wypełnianej osobno dla każdego stanowiska i osobno dla każdej substancji na tym stanowisku.
- Wpisanie w kolumnie z nazwą substancji nazwy handlowej mieszaniny zamiast substancji odpowiadającej za klasyfikację.
- Pominięcie kolumny z kobietami w wieku do 45 lat, która występuje w formularzu w kilku miejscach.
- Zaliczenie wszystkich pracowników do grupy do 0,1 wartości NDS mimo braku dwóch kolejnych pomiarów.
- Brak informacji zbiorczej od lekarza, przekazywanej razem z formularzem w tym samym terminie.
- Złożenie pierwszej informacji dopiero w styczniu, mimo że działalność z czynnikami CMR ruszyła wcześniej, a przepis wymaga informacji niezwłocznie po rozpoczęciu.
Wzór informacji jest w pakiecie do pobrania
Pakiet rejestrów zawiera wzór informacji odwzorowujący układ załącznika nr 2 w części ogólnej i szczegółowej, wraz z pismami przewodnimi do inspekcji sanitarnej i do okręgowego inspektoratu pracy.