Pracę z substancjami CMR kontrolują dwa niezależne organy o różnych kompetencjach i różnych narzędziach. Do tego dochodzą sankcje z Kodeksu pracy i osobne kary z ustawy o substancjach chemicznych. Ta strona mówi, kto czego szuka i ile kosztuje brak dokumentu.
Dwa organy, dwie role
| Organ | Czym się zajmuje w tym obszarze | Podstawa |
|---|---|---|
| Państwowa Inspekcja Pracy | przestrzeganie przepisów prawa pracy, w tym przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy; jest adresatem informacji rocznej o substancjach CMR na równi z inspekcją sanitarną | ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, § 6 ust. 2 rozporządzenia o substancjach CMR |
| Państwowa Inspekcja Sanitarna | nadzór nad warunkami zdrowotnymi środowiska pracy, zbieranie i przekazywanie danych do rejestru centralnego, nadzór nad przestrzeganiem przepisów o substancjach chemicznych i ich mieszaninach, postępowania w sprawach chorób zawodowych | ustawa z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej, art. 29 ustawy o substancjach chemicznych i ich mieszaninach |
| Inspekcja Ochrony Środowiska | prawidłowość kart charakterystyki w części dotyczącej uwolnień, magazynowania, odpadów i informacji ekologicznych, przestrzeganie warunków zezwoleń z załącznika XIV oraz ograniczeń dotyczących obrotu | art. 29 pkt 1 ustawy o substancjach chemicznych i ich mieszaninach |
Informacja roczna idzie do obu inspekcji, ale rejestr centralny prowadzi tylko jedna ścieżka. Dane do Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi przekazują państwowi wojewódzcy inspektorzy sanitarni. Okręgowy inspektor pracy dostaje tę samą informację, ale wykorzystuje ją do planowania kontroli, a nie do zasilania rejestru.
Podstawa: § 6 ust. 2 i 3 rozporządzenia o substancjach CMR
Dokumenty sprawdzane podczas kontroli
Lista wynika wprost z przepisów opisanych w tym serwisie. Warto trzymać ją jako spis zawartości segregatora.
- Aktualny spis substancji i mieszanin stwarzających zagrożenie oraz komplet kart charakterystyki. Brak jednego z nich oznacza, że stosowanie substancji jest niedopuszczalne.
- Ocena ryzyka zawodowego stwarzanego przez czynnik chemiczny w formie pisemnej, z ośmioma wymaganymi elementami, obejmująca także prace remontowe i naprawy.
- Rejestr prac w kontakcie z czynnikami CMR, z kompletem sześciu elementów.
- Rejestr pracowników zatrudnionych przy tych pracach.
- Informacja roczna na wzorze z załącznika nr 2 wraz z dowodem wysłania do obu urzędów.
- Sprawozdania z pomiarów, rejestr czynników szkodliwych i karta badań i pomiarów, wraz z zachowaniem wymaganej częstotliwości pomiarów.
- Skierowania i orzeczenia lekarskie z opisem narażenia na czynniki CMR, wyniki monitoringu biologicznego przy ołowiu.
- Dokumentacja szkolenia obejmującego cztery zakresy wymagane rozporządzeniem o substancjach CMR.
- Instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach z czynnikami CMR oraz procedura postępowania na wypadek awarii.
- Oznakowanie pojemników, zbiorników i instalacji oraz znaki ostrzegawcze, w tym znaki zakazu palenia w strefach zagrożonych.
- Dowód rozważenia zastąpienia i uzasadnienie konieczności stosowania czynnika CMR.
- Wykaz stanowisk objętych zakazami zatrudniania kobiet w ciąży, kobiet karmiących piersią i pracowników młodocianych.
Sankcje z Kodeksu pracy
Podstawowym przepisem jest art. 283 § 1 Kodeksu pracy. Od 8 lipca 2026 r. widełki grzywny są dwukrotnie wyższe niż wcześniej.
| Czyn | Kara | Podstawa |
|---|---|---|
| Nieprzestrzeganie przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy przez osobę odpowiedzialną za stan bhp albo kierującą pracownikami | od 2000 zł do 60 000 zł | art. 283 § 1 Kodeksu pracy |
| Stosowanie materiałów i procesów technologicznych bez uprzedniego ustalenia stopnia ich szkodliwości dla zdrowia i bez podjęcia odpowiednich środków profilaktycznych | od 2000 zł do 60 000 zł | art. 283 § 2 pkt 5 lit. a Kodeksu pracy |
| Stosowanie substancji chemicznych i ich mieszanin nieoznakowanych w sposób widoczny i umożliwiający ich identyfikację | od 2000 zł do 60 000 zł | art. 283 § 2 pkt 5 lit. b Kodeksu pracy |
| Stosowanie substancji lub mieszanin stwarzających zagrożenie nieposiadających kart charakterystyki, a także opakowań zabezpieczających przed ich szkodliwym działaniem, pożarem lub wybuchem | od 2000 zł do 60 000 zł | art. 283 § 2 pkt 5 lit. c Kodeksu pracy |
| Niedostarczenie pracownikowi środków ochrony indywidualnej spełniających wymagania oceny zgodności | od 2000 zł do 60 000 zł | art. 283 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy |
| Niezgłoszenie choroby zawodowej albo podejrzenia o taką chorobę, nieujawnienie choroby zawodowej albo przedstawienie niezgodnych z prawdą informacji, dowodów lub dokumentów jej dotyczących | od 2000 zł do 60 000 zł | art. 283 § 2 pkt 6 Kodeksu pracy |
| Niewykonanie w wyznaczonym terminie podlegającego wykonaniu nakazu organu Państwowej Inspekcji Pracy | od 2000 zł do 60 000 zł | art. 283 § 2 pkt 7 Kodeksu pracy |
Podstawa: art. 283 Kodeksu pracy, w brzmieniu nadanym ustawą z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 473), obowiązującym od 8 lipca 2026 r.
Brak rejestru i niezłożenie informacji rocznej to wykroczenie z art. 283 § 1. Kodeks pracy nie wymienia ich osobno, bo są to obowiązki z rozporządzenia wydanego na podstawie art. 222 § 3, czyli przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy w rozumieniu tego artykułu. Kwalifikacja i widełki są więc te same co przy każdym innym naruszeniu przepisów bhp.
Mandat inspektora pracy
Inspektor pracy może zamiast kierować wniosek do sądu nałożyć grzywnę w postępowaniu mandatowym. Wysokości zmieniły się razem z widełkami z Kodeksu pracy.
| Sytuacja | Górna granica grzywny |
|---|---|
| Zwykłe postępowanie mandatowe w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest organ Państwowej Inspekcji Pracy | do 5000 zł |
| Ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika popełnia kolejne takie wykroczenie w ciągu dwóch lat od ostatniego ukarania | do 10 000 zł |
Podstawa: art. 96 § 1a pkt 1 i § 1b Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, w brzmieniu nadanym ustawą z 11 marca 2026 r. (Dz. U. poz. 473), obowiązującym od 8 lipca 2026 r.
Mandat to nie jedyne narzędzie i zwykle nie najdotkliwsze. Inspektor pracy wydaje decyzje nakazujące usunięcie uchybień, a przy bezpośrednim zagrożeniu życia lub zdrowia nakazuje wstrzymanie prac albo skierowanie pracowników do innych prac. Nakaz wstrzymania prac jest natychmiast wykonalny i przy substancjach CMR bywa realnym skutkiem braku wentylacji albo braku pomiarów.
Kary z ustawy o substancjach chemicznych
Ustawa z 25 lutego 2011 r. sankcjonuje naruszenia rozporządzeń unijnych. Odpowiedzialność spoczywa najczęściej na dostawcy, ale zakład występujący jako dalszy użytkownik również bywa jej adresatem.
- Stosowanie substancji z załącznika XIV do rozporządzenia REACH bez wymaganego zezwolenia. Odpowiada producent, importer lub dalszy użytkownik.
- Produkcja, wprowadzanie do obrotu lub stosowanie wbrew ograniczeniom określonym w przepisach wydanych na podstawie ustawy.
- Niedostarczenie karty charakterystyki albo dostarczenie karty niezaktualizowanej. Kara grzywny dla dostawcy.
- Brak informacji o substancji z listy kandydackiej w wyrobie, zarówno wobec odbiorcy, jak i wobec konsumenta na żądanie, a także nieprzekazanie tych danych Europejskiej Agencji Chemikaliów.
- Nieprzechowywanie lub nieudostępnianie informacji wymaganych art. 36 rozporządzenia REACH.
Podstawa: art. 36, art. 37, art. 52, art. 54, art. 54a i art. 56 ustawy z 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1816)
Dwie odrębne ścieżki odpowiedzialności. Ta sama sytuacja, na przykład stosowanie substancji bez aktualnej karty charakterystyki, może skończyć się grzywną z Kodeksu pracy nałożoną przez inspektora pracy na osobę odpowiedzialną za stan bhp oraz osobnym postępowaniem z ustawy o substancjach chemicznych prowadzonym wobec dostawcy. Postępowania są niezależne.
Jak się przygotować
-
Przejrzyj karty charakterystyki i wypisz substancje CMR
Sekcja 2 każdej karty, zwroty z grup H350, H340 i H360. Do tego przegląd procesów technologicznych z załącznika nr 1, które karty nie mają.
-
Sprawdź, czy rejestry mają komplet elementów
Sześć pozycji w rejestrze prac i trzy w rejestrze pracowników. Najczęstsze braki to uzasadnienie konieczności stosowania i opis podjętych środków.
-
Sprawdź rytm pomiarów
Data ostatniego pomiaru, krotność NDS i wymagana częstotliwość. Przy odstąpieniu od pomiarów zachowaj oba sprawozdania będące podstawą odstąpienia.
-
Sprawdź datę wysłania ostatniej informacji rocznej
Do obu urzędów, na wzorze z załącznika nr 2, wraz z informacją zbiorczą od lekarza.
-
Sprawdź skierowania i orzeczenia
Czy opis warunków pracy w skierowaniu wymienia czynniki CMR i poziom narażenia, a nie tylko nazwę stanowiska.
-
Przejdź halę i sprawdź oznakowanie
Pojemniki robocze, zbiorniki, instalacje, strefy zagrożone, znaki zakazu palenia, pojemniki na odpady.
Przegląd dokumentacji przed kontrolą
Sprawdzenie kompletu dokumentów z listy powyżej, wskazanie braków i przygotowanie brakujących dokumentów. Na miejscu albo zdalnie, na podstawie przesłanych plików.