Obowiązek rejestrowy jest sercem całej regulacji: to z rejestrów bierze się informacja roczna, a z niej rejestr centralny prowadzony przez Instytut Medycyny Pracy. Rejestrów jest dwa i mają różną zawartość, różnych adresatów przy udostępnianiu i, od 2024 r., różny okres przechowywania.
Dwa rejestry, nie jeden
| Cecha | Rejestr prac | Rejestr pracowników |
|---|---|---|
| Czego dotyczy | procesów technologicznych, prac, substancji i stanowisk | konkretnych osób zatrudnionych przy tych pracach |
| Liczba elementów | sześć | trzy |
| Dane osobowe | nie, wyłącznie liczby zatrudnionych | tak: imię, nazwisko, stanowisko, PESEL |
| Podstawa | § 6 ust. 1 rozporządzenia o substancjach CMR | § 7 rozporządzenia o substancjach CMR |
| Czy trafia do urzędu | tak, jego treść stanowi informację roczną | nie, zostaje u pracodawcy |
Rejestr pracowników nie idzie do inspekcji. Do państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego i do okręgowego inspektora pracy trafia informacja uwzględniająca dane z rejestru prac, sporządzona na wzorze z załącznika nr 2. Formularz nie ma miejsca na dane osobowe: operuje wyłącznie liczbami zatrudnionych z podziałem na płeć i wiek. Wysyłanie do urzędu listy imiennej jest przekazaniem danych bez podstawy prawnej.
Podstawa: § 6 ust. 2 rozporządzenia o substancjach CMR
Rejestr prac: sześć elementów
Wszystkie sześć musi się w rejestrze znaleźć. Braki najczęściej dotyczą punktu drugiego, czyli uzasadnienia, i punktu szóstego, czyli opisu podjętych środków.
-
Wykaz procesów, prac i substancji
Wykaz procesów technologicznych i prac, w których substancje CMR są stosowane, produkowane albo występują jako zanieczyszczenia bądź produkt uboczny, oraz wykaz tych substancji i czynników wraz z podaniem wielkości produkcji lub stosowania.
Podstawa: § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o substancjach CMR
-
Uzasadnienie konieczności stosowania
Odrębny element rejestru, nie ozdobnik. Ma odpowiadać na pytanie, dlaczego proces nie może obejść się bez tego czynnika, i łączy się z obowiązkiem zastąpienia z art. 222 § 1 Kodeksu pracy.
Podstawa: § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia o substancjach CMR
-
Wykaz i opis stanowisk pracy
Stanowiska, na których występuje konieczność pozostawania w kontakcie z czynnikiem CMR, wraz z opisem. Formularz informacji rocznej rozwija to w część szczegółową wypełnianą dla każdego stanowiska osobno.
Podstawa: § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia o substancjach CMR
-
Liczba pracowników z podziałem na próg i na płeć
Liczba zatrudnionych przy pracach ze stanowisk z punktu trzeciego, z podziałem na zatrudnionych w stężeniach do 0,1 wartości NDS włącznie i na pozostałych, z uwzględnieniem płci. Zasady zaliczenia do pierwszej grupy opisuje sekcja niżej.
Podstawa: § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia o substancjach CMR
-
Rodzaj czynnika, droga, poziom i czas narażenia
Określenie rodzaju substancji, mieszanin, czynników lub procesów występujących na stanowisku pracy, drogi i poziomu narażenia oraz czasu jego trwania.
Podstawa: § 6 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia o substancjach CMR
-
Podjęte środki i działania
Rodzaje środków i działań ograniczających poziom narażenia. Ten punkt spina rejestr z jedenastoma środkami z § 5 i z hierarchią z § 4.
Podstawa: § 6 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia o substancjach CMR
Podział przy progu 0,1 wartości NDS
Zaliczenie pracownika do grupy o narażeniu do 0,1 wartości NDS nie jest szacunkiem. Rozporządzenie podaje trzy kryteria i wystarczy spełnienie przynajmniej jednego z nich.
| Kryterium | Warunek |
|---|---|
| Substancja z ustaloną wartością NDS | dwa kolejne pomiary stężeń tej substancji w powietrzu, przeprowadzone w odstępie wymaganym rozporządzeniem o badaniach i pomiarach, nie wykazały stężeń powyżej 0,1 wartości NDS |
| Proces technologiczny z załącznika nr 1 | dla czynnika chemicznego lub pyłowego wskazanego w danym procesie ustalono wartość NDS, a dwa kolejne pomiary tego czynnika nie wykazały stężeń powyżej 0,1 wartości NDS |
| Badania naukowe i rozwojowe | praca przy doświadczeniach naukowych, analizach lub badaniach chemicznych w rozumieniu rozporządzenia REACH, prowadzonych w kontrolowanych warunkach z użyciem substancji w ilości mniejszej niż 1 tona rocznie |
Podstawa: § 6 ust. 1 pkt 4 lit. a do c rozporządzenia o substancjach CMR
Brak pomiarów nie oznacza niskiego narażenia. Kryteria wymagają dwóch kolejnych pomiarów. Jeżeli pomiarów nie wykonano albo dla substancji nie ustalono wartości NDS, pracownika zalicza się do grupy drugiej. Formularz informacji rocznej nazywa tę kolumnę wprost: liczba osób zatrudnionych przy pracach w stężeniach powyżej 0,1 wartości NDS lub liczba osób zatrudnionych w przypadku, gdy pomiary nie były przeprowadzone, w tym gdy brak ustalonej wartości NDS.
Rejestr pracowników: trzy pozycje
Zawartość jest krótka i zamknięta. Dopisywanie do rejestru danych o stanie zdrowia, wynikach badań albo orzeczeniach lekarskich wykracza poza podstawę prawną z rozporządzenia.
- Data wpisu do rejestru.
- Imię i nazwisko pracownika oraz jego stanowisko pracy, to samo, które wymieniono w rejestrze prac.
- Numer PESEL, a w przypadku jego braku numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Podstawa: § 7 ust. 2 rozporządzenia o substancjach CMR
Data wpisu, nie data zatrudnienia. Rejestr rejestruje moment objęcia pracownika narażeniem, a nie moment podpisania umowy. Przy przeniesieniu pracownika na stanowisko z narażeniem data wpisu jest datą tego przeniesienia. Ta data ma znaczenie praktyczne: od ustania narażenia liczy się okres przechowywania rejestru.
Forma i prowadzenie
Rejestry prowadzi się w formie papierowej lub w postaci elektronicznej. Przepis nie daje pierwszeństwa żadnej z nich i nie wymaga podpisu kwalifikowanego ani szczególnego formatu pliku.
Podstawa: § 9 rozporządzenia o substancjach CMR
- Aktualność. Rozporządzenie nie podaje częstotliwości aktualizacji rejestru prac, ale informacja roczna ma być sporządzona za rok poprzedni, a rejestr pracowników zawiera datę wpisu. Praktycznie oznacza to bieżące uzupełnianie przy każdej zmianie stanowiska, substancji albo obsady.
- Dwa rejestry w jednym pliku. Dopuszczalne, o ile każdy zawiera pełny komplet swoich danych. Nie jest natomiast dopuszczalne zastąpienie rejestru prac samym wykazem substancji ani rejestru pracowników samą listą obecności.
- Kopia zapasowa. Przy postaci elektronicznej warto ją zapewnić: okres przechowywania sięga czterdziestu lat, czyli dłużej niż żywotność typowego systemu kadrowego.
Komu udostępnia się dane
| Odbiorca | Zakres |
|---|---|
| Lekarze sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną | dane pracowników, których dotyczą |
| Lekarze uprawnieni do orzekania w zakresie chorób zawodowych | dane w zakresie wynikającym z przepisów o chorobach zawodowych |
| Pracownicy | informacje, które dotyczą ich osobiście |
| Przedstawiciele pracowników | anonimowe informacje zbiorowe |
| Organy Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz Wojskowej Inspekcji Sanitarnej | w związku z postępowaniem w zakresie chorób zawodowych |
| Podmioty sprawujące nadzór nad bezpieczeństwem pracy i ochroną zdrowia | w zakresie wynikającym z odrębnych przepisów |
Podstawa: § 10 rozporządzenia o substancjach CMR
Ile lat i co przy likwidacji zakładu
Do 2024 r. okres był jeden. Rozporządzenie z 26 lipca 2024 r. rozdzieliło go, bo objęło regulacją substancje reprotoksyczne, przy których czterdziestoletnia perspektywa nie ma uzasadnienia medycznego.
| Dokument | Okres | Od kiedy liczony |
|---|---|---|
| Rejestr pracowników wraz z rejestrem prac, czynniki rakotwórcze lub mutagenne | 40 lat | po ustaniu narażenia na te czynniki |
| Rejestr pracowników wraz z rejestrem prac, substancje wyłącznie reprotoksyczne | 5 lat | po ustaniu narażenia na te substancje |
| Rejestr czynników szkodliwych i karta badań i pomiarów | 40 lat | od daty ostatniego wpisu |
| Wyniki badań i pomiarów | 3 lata | od daty ich wykonania |
Podstawa: § 8 ust. 1 rozporządzenia o substancjach CMR, § 17 ust. 1 i § 18 ust. 4 rozporządzenia o badaniach i pomiarach czynników szkodliwych
Substancja bywa jednocześnie rakotwórcza i reprotoksyczna. Krótszy okres dotyczy wyłącznie substancji reprotoksycznych, które nie są jednocześnie czynnikami o działaniu rakotwórczym lub mutagennym. Przy ołowiu, który jest reprotoksyczny, a jego niektóre związki bywają klasyfikowane jako rakotwórcze, rozstrzyga konkretna substancja na stanowisku, a nie nazwa pierwiastka.
Likwidacja zakładu pracy. Pracodawca przekazuje oba rejestry właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu, a w jednostkach podległych Ministrowi Obrony Narodowej komendantowi właściwego terytorialnie wojskowego ośrodka medycyny prewencyjnej. Odrębnie rejestr czynników szkodliwych i kartę badań i pomiarów przekazuje się właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu.
Podstawa: § 8 ust. 2 rozporządzenia o substancjach CMR, § 18 ust. 3 rozporządzenia o badaniach i pomiarach
Rejestry założone przed 2024 rokiem
Rozporządzenie zawiera przepis przejściowy: rejestry prowadzone na podstawie rozporządzenia z 24 lipca 2012 r. stają się odpowiednio rejestrami w rozumieniu nowego rozporządzenia. Nie trzeba więc zakładać ich od nowa.
Podstawa: § 16 rozporządzenia o substancjach CMR
Ciągłość rejestru to nie to samo co jego kompletność. Stary rejestr obejmował wyłącznie czynniki rakotwórcze i mutagenne, bo takie było brzmienie poprzednich przepisów. Substancje reprotoksyczne trzeba do niego dopisać, razem ze stanowiskami, liczbami zatrudnionych i opisem narażenia. To najczęstsza luka w zakładach, które prowadzą rejestr od lat i nigdy go nie przeglądały pod tym kątem.
Najczęstsze błędy
- Rejestr prac ograniczony do wykazu substancji, bez stanowisk, bez liczb zatrudnionych i bez opisu środków.
- Brak uzasadnienia konieczności stosowania czynnika CMR, czyli brak elementu wymienionego wprost w rozporządzeniu.
- Pominięcie procesów technologicznych z załącznika nr 1, bo nie mają karty charakterystyki: pyłu drewna, krzemionki krystalicznej, spalin z silników Diesla.
- Brak substancji reprotoksycznych w rejestrze prowadzonym od lat na podstawie starych przepisów.
- Zaliczenie wszystkich pracowników do grupy do 0,1 wartości NDS bez dwóch kolejnych pomiarów, na podstawie samego przekonania o niskim narażeniu.
- Wpisanie do rejestru nazwy handlowej preparatu zamiast nazwy substancji, która spowodowała klasyfikację mieszaniny.
- Przesłanie do inspekcji rejestru pracowników zamiast informacji sporządzonej na wzorze z załącznika nr 2.
- Zniszczenie rejestrów razem z aktami osobowymi po dziesięciu latach, podczas gdy przy czynnikach rakotwórczych obowiązuje 40 lat po ustaniu narażenia.
Wzory obu rejestrów są do pobrania
Pakiet zawiera rejestr prac z kompletem sześciu elementów, rejestr pracowników, wzór informacji rocznej w części ogólnej i szczegółowej oraz protokół przekazania rejestrów przy likwidacji zakładu.