Postępowanie wyjaśniające krok po kroku
Kodeks pracy nie opisuje procedury zgłoszenia ani składu komisji. Wymaga natomiast wykrywania, reagowania, działań naprawczych i wsparcia, a od pracodawcy zatrudniającego co najmniej dziesięciu pracowników także spisania reguł i częstotliwości. Poniżej układ, który te wymagania pokrywa.
Poniżej układ pokrywający te wymagania, z zaznaczeniem, co wynika z przepisu, a co jest rozwiązaniem autorskim.
Co tu jest przepisem, a co propozycją. Z ustawy wynikają: obowiązek wykrywania, reagowania, działań naprawczych i wsparcia (art. 94(3) § 1), obowiązek spisania reguł i częstotliwości (art. 94(3a) § 1), zakaz działań odwetowych wobec zgłaszającego i wspierających (art. 18(3e)) oraz reguła uprawdopodobnienia w postępowaniach o naruszenie równego traktowania prowadzonych na podstawie przepisów wewnętrznych (art. 18(3f) § 1). Wszystko poza tym, w tym terminy, skład zespołu i wzory dokumentów, jest propozycją, bo przepis nie przewiduje tu wzoru urzędowego.
Kanał zgłoszeń
Wykrywanie mobbingu wymaga drogi, którą zgłoszenie może dotrzeć. Ustawa nie narzuca formy, ale dwie cechy wynikają z innych przepisów i nie są opcjonalne.
- Droga omijająca przełożonego. Artykuł 94(3) § 8 wymienia przełożonego i pracodawcę wśród możliwych źródeł mobbingu. Kanał prowadzący wyłącznie przez bezpośredniego przełożonego nie obsługuje więc znacznej części przypadków, dla których został utworzony.
- Ochrona zgłaszającego opisana wprost. Zakaz działań odwetowych z art. 18(3e) ma być w formularzu i w regulaminie, a nie tylko w ustawie. Zgłaszający ma go przeczytać, zanim zdecyduje się zgłosić.
Poza tym warto przewidzieć więcej niż jedną drogę: pisemną, elektroniczną i ustną z protokołem, oraz wskazać, kto przyjmuje zgłoszenie w zastępstwie, gdy zgłoszenie dotyczy osoby zwykle je przyjmującej.
Postępowanie krok po kroku
-
Przyjęcie zgłoszenia i potwierdzenie
Zgłoszenie rejestruje się w rejestrze, nadaje numer i potwierdza przyjęcie zgłaszającemu. Potwierdzenie zawiera pouczenie o zakazie działań odwetowych i informację, kto poprowadzi sprawę. Proponowany termin: 3 dni robocze.
Podstawa: art. 94(3) § 1 Kodeksu pracy w zakresie wykrywania. Termin autorski. Zostaje: wpis w rejestrze i potwierdzenie.
-
Wstępna ocena i powołanie zespołu
Pracodawca sprawdza, czy zgłoszenie zawiera dane pozwalające prowadzić sprawę, i powołuje zespół wyjaśniający. Jeżeli zgłoszenie dotyczy pracodawcy albo osoby zarządzającej, do zespołu włącza się osobę spoza struktury podległej tej osobie.
Podstawa: art. 94(3) § 1 w zakresie reagowania. Zostaje: zarządzenie o powołaniu zespołu.
-
Oświadczenia o bezstronności i poufności
Każdy członek zespołu podpisuje oświadczenie o braku powiązań z obiema stronami i o zachowaniu poufności. To główny dowód bezstronności w aktach, a bezstronność będzie pierwszym, co podważy strona przegrywająca.
Rozwiązanie autorskie. Zostaje: podpisane oświadczenia.
-
Wysłuchanie zgłaszającego
Rozmowa protokołowana, z możliwością udziału osoby wspierającej. Ustala się przebieg zdarzeń, ich powtarzalność i okres, w którym występowały, bo to one przesądzają o uporczywości w rozumieniu art. 94(3) § 3.
Podstawa: art. 94(3) § 3 wyznacza, co trzeba ustalić. Zostaje: protokół wysłuchania.
-
Wysłuchanie osoby, której zgłoszenie dotyczy
Ta sama forma. Osoba ta ma prawo znać zarzuty i się do nich odnieść. Pominięcie tego kroku podważa całe postępowanie i utrudnia późniejsze działania kadrowe.
Rozwiązanie autorskie, wynikające ze zwrotu właściwe reagowanie. Zostaje: protokół wysłuchania.
-
Świadkowie i dowody
Wysłuchanie wskazanych osób oraz zebranie dokumentów: korespondencji, grafików, ocen okresowych, danych o absencji. Świadkowie są chronieni przed odwetem jako osoby udzielające wsparcia, o czym trzeba ich pouczyć.
Podstawa: art. 18(3e) § 3 Kodeksu pracy. Zostaje: protokoły i zestawienie dowodów.
-
Raport zespołu
Ustalenia faktyczne oddzielone od ocen, wskazanie, które zachowania potwierdzono, i odniesienie ich do przesłanek z art. 94(3), a przy zarzucie nierównego traktowania także do art. 18(3a). Zespół rekomenduje działania, ale nie zastępuje pracodawcy w decyzji.
Rozwiązanie autorskie. Zostaje: raport z rekomendacjami.
-
Decyzja pracodawcy
Pisemna, z uzasadnieniem i ze wskazaniem działań naprawczych oraz oferowanego wsparcia. Decyzja jest osobnym dokumentem od raportu, bo to pracodawca odpowiada za wykonanie obowiązku, a nie zespół.
Podstawa: art. 94(3) § 1 w zakresie działań naprawczych i wsparcia. Zostaje: decyzja.
-
Informacja zwrotna i wsparcie
Zgłaszający otrzymuje informację o wyniku i o zaproponowanym wsparciu. Zapisuje się, jakie wsparcie zaproponowano i czy z niego skorzystano: to często jedyny zapisany ślad wykonania piątej czynności z art. 94(3) § 1.
Podstawa: art. 94(3) § 1 w zakresie wsparcia. Zostaje: informacja zwrotna i notatka o wsparciu.
-
Przegląd po zakończeniu
Sprawdzenie po kilku tygodniach, czy zachowania ustały i czy wobec zgłaszającego lub świadków nie podjęto działań odwetowych. Bez tego kroku działania naprawcze zostają na papierze.
Rozwiązanie autorskie, wynikające z art. 18(3e) i z obowiązku systematyczności. Zostaje: notatka z przeglądu.
Kto prowadzi i co znaczy bezstronność
Ustawa nie wymaga komisji. Wymaga właściwego reagowania, a komisja jest tylko jednym ze sposobów. W małej firmie sprawę może prowadzić jedna osoba spoza konfliktu, w większej zespół trzyosobowy z udziałem przedstawiciela pracowników. Rozstrzygające są trzy warunki, których nie da się obejść.
| Warunek | Dlaczego |
|---|---|
| Prowadzący nie jest stroną konfliktu ani osobą podległą stronie | bez tego ustalenia nie mają wartości dowodowej i zostaną podważone w sądzie |
| Obie strony zostały wysłuchane | reagowanie ma być właściwe, a jednostronne ustalenia utrudniają późniejsze działania kadrowe |
| Postępowanie zostawia dokumenty z datami | w sporze liczy się nie to, że pracodawca zareagował, tylko to, czy da się to wykazać |
Uprawdopodobnienie wewnątrz firmy
Artykuł 18(3f) § 1 Kodeksu pracy obejmuje nie tylko proces sądowy, ale też postępowania toczące się na podstawie przepisów obowiązujących u pracodawcy, wydanych w celu wykonania obowiązków ustawowych. Regulamin z art. 94(3a) jest właśnie takim przepisem. W sprawie dotyczącej równego traktowania zgłaszający ma więc uprawdopodobnić naruszenie, a pracodawca wykazać, że do niego nie doszło, także wewnątrz firmy.
Przy zarzucie mobbingu przepis nie działa, bo wymienia wyłącznie zasadę równego traktowania. Postępowanie wewnętrzne warto jednak prowadzić w obu przypadkach tak samo: to pracodawca ma dostęp do dokumentów, grafików i korespondencji, więc realny rozkład możliwości dowodowych i tak jest po jego stronie.
Zakończenie: trzy możliwe wyniki
| Wynik | Działania | Ochrona zgłaszającego |
|---|---|---|
| Mobbing potwierdzony | działania naprawcze wobec sprawcy, wsparcie osoby dotkniętej, przegląd po zakończeniu | pełna |
| Zachowania potwierdzone, ale bez cech mobbingu | reakcja adekwatna do ustaleń, na przykład rozmowa dyscyplinująca, korekta organizacji pracy, szkolenie | pełna |
| Zarzuty niepotwierdzone | informacja dla obu stron, rozważenie działań przywracających relacje w zespole | pełna, chyba że zgłaszający wiedział, że naruszenia nie było |
Drugi wiersz jest najczęstszy i najbardziej pomijany we wzorach. Skoro art. 94(3) § 3 wyłącza z mobbingu zachowania incydentalne, a art. 94 pkt 2c każe przeciwdziałać naruszaniu godności, to ustalenie braku mobbingu nie kończy sprawy. Może pozostać naruszenie dóbr osobistych, na które pracodawca ma obowiązek zareagować.
Dane osobowe i poufność
Akta postępowania zawierają dane o zdrowiu, o relacjach i o sytuacji osobistej, czyli dane wymagające szczególnej ostrożności. Trzy zasady wynikają z ogólnych przepisów o ochronie danych i nie zmienia ich ta nowelizacja.
- Dostęp tylko dla prowadzących. Akta nie trafiają do akt osobowych żadnej ze stron ani do wiadomości zespołu. Wyjątkiem są dokumenty, które z natury idą do akt osobowych, na przykład zawiadomienie o karze porządkowej.
- Zakres zbieranych danych ograniczony do sprawy. Protokół dokumentuje zachowania i ich okoliczności, a nie życie prywatne stron.
- Okres przechowywania ustalony z góry i zapisany w regulaminie. Przy sporze sądowym akta są dowodem, więc rozsądny okres wiąże się z terminem przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, który wynosi 3 lata.
Cała ścieżka w gotowych wzorach
Pakiet postępowania wyjaśniającego zawiera dziewięć dokumentów odpowiadających krokom z tej strony, z instrukcją prowadzącego w treści każdego z nich.