Regulamin z art. 94(3a): kto, co i do kiedy
Próg wynosi dziesięciu pracowników. Regulamin można wydać osobno albo zmieścić jego treść w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Uzgodnienie ze stroną społeczną jest obowiązkowe, ale nie blokuje wydania regulaminu w nieskończoność.
Nowy art. 94(3a) Kodeksu pracy to jedyny obowiązek dokumentowy w całej nowelizacji i jedyny, który ma własny termin. Ma sześć paragrafów: jeden o tym, kto i co ustala, cztery o uzgodnieniu ze stroną społeczną i jeden o wejściu w życie.
Kogo obowiązek dotyczy
Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustala reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.
Próg brzmi co najmniej 10 pracowników. Przepis mówi o pracownikach, czyli o osobach zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, a nie o zleceniobiorcach ani o osobach na kontraktach. Nie odsyła też do przeliczania na pełne etaty, więc liczy się osoby, a nie etaty. Ustawa nie wskazuje dnia, na który ustala się stan zatrudnienia, i nie przewiduje żadnego okresu uśredniania ani kryterium trwałości. Przy zatrudnieniu wahającym się wokół dziesięciu bezpieczniej jest więc monitorować stan na bieżąco i wykonać obowiązek po osiągnięciu progu, niż czekać, aż utrzyma się on dłużej. Przyjętą metodę liczenia warto udokumentować, ale nie jest ona podstawą odroczenia obowiązku.
Poniżej dziesięciu pracowników obowiązek nie znika, tylko traci formę. Artykuł 94(3) § 1 wiąże każdego pracodawcę bez względu na zatrudnienie. Mała firma nadal ma systematycznie przeciwdziałać mobbingowi przez prewencję, wykrywanie, reagowanie, działania naprawcze i wsparcie. Nie musi jedynie zapisywać tego w regulaminie. Pisemna procedura bywa tam i tak wygodniejsza, bo w sporze to ona jest dowodem.
Trzy miejsca, w których można to zapisać
Przepis buduje kolejność negatywnie: regulamin z art. 94(3a) wydaje się wtedy, gdy reguł nie ma w układzie zbiorowym pracy ani w regulaminie pracy. Wybór należy do pracodawcy, ale ma skutki proceduralne.
| Cecha | Odrębny regulamin z art. 94(3a) | Regulamin pracy, pkt 10 | Układ zbiorowy pracy |
|---|---|---|---|
| Kto może skorzystać | każdy pracodawca objęty progiem | ten, kto ma regulamin pracy | ten, u kogo obowiązuje układ |
| Tryb uzgodnienia | art. 94(3a) § 2 do § 5 | art. 104(2) Kodeksu pracy | tryb właściwy dla układu |
| Termin przy braku uzgodnienia | 30 dni od przedstawienia projektu | art. 104(2): termin ustalony przez strony. Przy więcej niż jednej organizacji związkowej oraz przy jednej organizacji reprezentatywnej: 30 dni od przekazania dokumentu na wspólnie uzgodnione stanowisko | zależny od rokowań |
| Gdy nie ma związków zawodowych | uzgodnienie z przedstawicielami pracowników | pracodawca ustala sam | nie dotyczy |
| Wejście w życie | 2 tygodnie od podania do wiadomości | 2 tygodnie od podania do wiadomości | zgodnie z układem |
Różnica w wierszu czwartym jest realna i wynika z porównania tekstów. Artykuł 104(2) Kodeksu pracy przewiduje, że gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca. Artykuł 94(3a) § 5 każe w takiej sytuacji uzgodnić treść z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Wybór regulaminu pracy jako nośnika jest więc proceduralnie prostszy dla pracodawcy bez związków zawodowych, ale nie zawsze prostszy tam, gdzie związki działają.
Regulamin pracy ma własny termin 30 dni i to nie ten sam termin. Gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, w sprawie ustalenia regulaminu pracy organizacje przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Jeżeli nie przedstawią go w terminie 30 dni od dnia przekazania im dokumentu przez pracodawcę, decyzję podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk. Tę samą zasadę stosuje się, gdy działa jedna organizacja reprezentatywna zrzeszająca co najmniej 5 % pracowników.
To inny mechanizm niż art. 94(3a) § 4 i nie wolno ich zamieniać. Tam termin liczy się od przedstawienia projektu, a przy braku związków wchodzą przedstawiciele pracowników. Tu termin liczy się od przekazania dokumentu organizacjom, dotyczy wspólnego stanowiska i nie przewiduje przedstawicieli. Przy jednej organizacji niereprezentatywnej działa samo art. 104(2), bez terminu ustawowego.
Podstawa: art. 30 ust. 5, 6 pkt 4 i ust. 7 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych oraz art. 104(2) § 1 i § 2 Kodeksu pracy
Co musi się w tym znaleźć
Ustawa wymienia trzy rzeczy i cztery obszary. Trzy rzeczy to reguły, procedury oraz częstotliwość działań. Cztery obszary to przeciwdziałanie naruszaniu godności i innych dóbr osobistych, przeciwdziałanie naruszaniu zasady równego traktowania, przeciwdziałanie dyskryminacji i przeciwdziałanie mobbingowi. Iloczyn tych dwóch list wyznacza minimalny zakres dokumentu.
| Element | Co ma zawierać | Najczęstszy brak |
|---|---|---|
| Reguły | zasady postępowania i zachowania w firmie, definicje przyjęte za ustawą, zakres podmiotowy obejmujący także osoby pracujące na innej podstawie | przepisanie starej definicji mobbingu sprzed nowelizacji |
| Procedury | sposób zgłoszenia, tryb postępowania wyjaśniającego, skład i bezstronność zespołu, terminy, poufność, informacja zwrotna, działania naprawcze i wsparcie | brak ścieżki na wypadek, gdy zgłoszenie dotyczy przełożonego albo pracodawcy |
| Częstotliwość działań | jak często odbywają się szkolenia, przeglądy sytuacji w zespołach, badania atmosfery pracy i przeglądy samego regulaminu | pominięcie w całości, choć ustawa wymienia to wprost |
Częstotliwość jest tym elementem, którego nie było w żadnym dotychczasowym wzorze polityki antymobbingowej, bo dotychczasowy przepis go nie znał. Ustawa nie podaje liczb, więc pracodawca ustala je sam, ale musi je ustalić. Zapis w rodzaju szkolenia odbywają się w miarę potrzeb nie wykonuje tego obowiązku, bo nie określa częstotliwości.
Tryb uzgodnienia i termin 30 dni
Cztery paragrafy opisują drogę od projektu do regulaminu. Kolejność zależy od tego, czy w firmie działają organizacje związkowe.
-
Pracodawca przedstawia projekt
Od dnia przedstawienia projektu biegnie termin 30 dni. Warto więc datę przedstawienia udokumentować, bo od niej zależy uprawnienie do samodzielnego ustalenia treści.
Podstawa: art. 94(3a) § 4 Kodeksu pracy. Zostaje: pismo przewodnie z datą wpływu.
-
Uzgodnienie z organizacjami związkowymi
Pracodawca uzgadnia treść z zakładową organizacją związkową, a gdy działa więcej niż jedna, z wszystkimi tymi organizacjami.
Podstawa: art. 94(3a) § 2 Kodeksu pracy. Zostaje: protokół uzgodnień.
-
Gdy uzgodnienie ze wszystkimi nie jest możliwe
Pracodawca uzgadnia treść z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5 % pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Podstawa: art. 94(3a) § 3 Kodeksu pracy. Zostaje: ustalenie reprezentatywności na piśmie.
-
Gdy nie ma organizacji związkowych
Pracodawca uzgadnia treść z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Ustawa nie opisuje tego trybu, więc trzeba go najpierw ustalić i udokumentować wybór.
Podstawa: art. 94(3a) § 5 Kodeksu pracy. Zostaje: protokół wyboru przedstawicieli.
-
Po 30 dniach pracodawca ustala treść sam
Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca ustala treść regulaminu, uwzględniając ustalenia podjęte w toku uzgadniania. Nie jest to więc powrót do projektu pierwotnego: to, co uzgodniono po drodze, ma zostać uwzględnione.
Podstawa: art. 94(3a) § 4 i § 5 Kodeksu pracy. Zostaje: zestawienie uwag i sposobu ich uwzględnienia.
Termin 30 dni nie jest okresem obowiązkowego oczekiwania. To termin, po którym pracodawca może ustalić treść regulaminu jednostronnie. Jeżeli strona społeczna uzgodni treść wcześniej, regulamin wolno wydać od razu, choćby dzień po przedstawieniu projektu. Bez uzgodnienia i przed upływem 30 dni regulaminu wydać jednostronnie nie można.
Przy planowaniu liczy się więc nie sam termin 30 dni, ale to, którą drogą pójdzie uzgodnienie, oraz dwa tygodnie od podania regulaminu do wiadomości do jego wejścia w życie. Kto zaczyna w kwietniu 2027 r. i uzgodni treść od razu, może zdążyć; kto trafi na brak porozumienia, nie zdąży.
Podstawa: art. 94(3a) § 2 i § 4 Kodeksu pracy
Wejście w życie i zapoznanie pracowników
Do regulaminu, o którym mowa w § 1, stosuje się odpowiednio art. 104(3).
Artykuł 104(3) Kodeksu pracy mówi dwie rzeczy. Po pierwsze, regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Po drugie, pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy. Odpowiednie stosowanie tych przepisów do regulaminu antymobbingowego znaczy, że obie reguły działają tak samo.
Stąd praktyczny wniosek co do harmonogramu. Żeby regulamin obowiązywał 5 maja 2027 r., trzeba podać go do wiadomości najpóźniej dwa tygodnie wcześniej, czyli w drugiej połowie kwietnia 2027 r. To wniosek z zestawienia art. 4 ustawy nowelizującej z art. 104(3) Kodeksu pracy, a nie osobny przepis, ale w praktyce rozstrzyga o terminach w firmie.
Wariant przez regulamin pracy
Firma, która ma regulamin pracy, może wykonać obowiązek przez dopisanie do niego nowego punktu. Ustawa dodaje ten punkt do katalogu treści regulaminu pracy.
Regulamin pracy powinien ustalać w szczególności reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania:
- naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracowników,
- naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz dyskryminacji w zatrudnieniu,
- mobbingowi
chyba że u pracodawcy wydany został regulamin, o którym mowa w art. 94(3a).
Zastrzeżenie na końcu wyklucza dublowanie. Kto wydał regulamin z art. 94(3a), nie musi zmieniać regulaminu pracy, i odwrotnie. Warto tylko pilnować, żeby jedno nie zostało zapisane w obu dokumentach w różnych brzmieniach: przy sporze rozbieżność wewnętrznych aktów działa przeciw pracodawcy.
Punkt 10 nie ma własnego progu zatrudnienia. Jeżeli więc pracodawca prowadzi regulamin pracy dobrowolnie, przy mniej niż dziesięciu pracownikach, to treść regulaminu pracy i tak powinna obejmować reguły, procedury oraz częstotliwość działań w tych trzech obszarach. Próg dziesięciu pracowników z art. 94(3a) § 1 przesądza tylko o obowiązku wydania odrębnego regulaminu, a nie o zawartości regulaminu pracy, który już istnieje.
Termin 5 maja 2027 r.
W terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy pracodawcy dostosują regulamin pracy do wymagań określonych w niniejszej ustawie albo wydadzą regulamin, o którym mowa w art. 94(3a) § 1 ustawy zmienianej w art. 1.
Ustawa wchodzi w życie 5 listopada 2026 r., więc termin upływa 5 maja 2027 r. To jedyny okres przejściowy w całej nowelizacji. Nowa definicja mobbingu, nowe kwoty zadośćuczynienia i zmiany procesowe obowiązują od 5 listopada 2026 r., bez odroczenia.
Pięć błędów, które widać we wzorach z sieci
- Stara definicja mobbingu w nowym regulaminie. Wzory krążące od lat powtarzają brzmienie z uporczywym i długotrwałym nękaniem oraz z zaniżoną oceną przydatności zawodowej jako skutkiem. Po 5 listopada 2026 r. taki zapis jest niezgodny z ustawą i działa przeciw pracodawcy, bo zawęża ochronę poniżej poziomu ustawowego.
- Brak częstotliwości działań. To jedyny element, którego dawne polityki antymobbingowe nie miały, bo przepis go nie znał. Regulamin bez określonej częstotliwości nie wykonuje art. 94(3a) § 1 w pełni.
- Regulamin obejmujący tylko mobbing. Przepis wymienia cztery obszary, a mobbing jest jednym z nich. Pominięcie godności i dóbr osobistych oraz równego traktowania zostawia trzy czwarte obowiązku niewykonane.
- Brak ścieżki, gdy zgłoszenie dotyczy pracodawcy. Skoro art. 94(3) § 8 wymienia pracodawcę jako możliwe źródło mobbingu, procedura musi przewidywać sytuację, w której to on jest osobą, której zgłoszenie dotyczy.
- Uzgodnienie pominięte albo zrobione po fakcie. Uzgodnienie ze stroną społeczną jest warunkiem, a nie formalnością. Regulamin wydany bez przedstawienia projektu i bez odczekania 30 dni jest obarczony wadą, którą łatwo wykazać, bo widać ją w datach.
Gotowy regulamin razem z całą ścieżką uzgodnienia
Pakiet zawiera regulamin obejmujący wszystkie cztery obszary z częstotliwością działań, pismo do organizacji związkowych, protokół uzgodnień, protokół wyboru przedstawicieli pracowników, obwieszczenie o wejściu w życie i oświadczenie o zapoznaniu.